Laske hammashoitoajan peruutusten todelliset kustannukset

Peruuntuneet hammaslääkäriajat ovat yksi perusterveydenhuollon johdonmukaisimmista taloudellisen menetyksen lähteistä. Useimmat vastaanotot mittaavat tätä menetystä edelleen samalla tavalla kuin vuosikymmen sitten: kirjaamalla hoitomaksun, jota ei saatu perittyä, ja jatkamalla eteenpäin. Tämä yksinkertainen kirjanpito ei ole väärin, mutta se on vakavasti puutteellinen. Se jättää huomiotta kiinteät kustannukset, jotka jatkuvat hoitotuolin ollessa tyhjänä, kliinisen ja hallinnollisen henkilöstön, jolle maksetaan odottamisesta, sekä häiriön, joka aiheutuu loppupäivän aikatauluun. Todelliset kustannukset voivat olla kaksi- tai kolminkertaiset pelkkään suoraan tulonmenetykseen verrattuna. Siksi vastaanottojen johtajat aliinvestoivat järjestelmiin ja käytäntöihin, jotka voisivat vähentää tätä ongelmaa.

Neljä kustannusluokkaa, jotka muodostavat todellisen peruutuskustannuksen

Peruuntuneen ajan todellisen taloudellisen vaikutuksen laskeminen edellyttää neljän erillisen kustannusluokan huomioimista. Jokainen niistä vaikuttaa kokonaismenetykseen riippumatta siitä, toimiiko vastaanotto julkisen terveydenhuollon sopimuksen, yksityisen terveydenhuollon mallin vai Euroopan markkinoilla yleisten sekasopimusten puitteissa.

• Suora tulonmenetys: peruuntuneen hoidon maksu tai sopimuksen mukainen tariffiarvo

• Kiinteiden yleiskustannusten absorptio: vuokran, käyttökustannusten, leasingin ja hallinnollisen henkilöstön kustannusten osuus, joka peruuntuneen ajan olisi pitänyt kattaa

• Henkilöstön käyttöasteen menetys: kyseiselle aikavälille varatun hammaslääkärin ja hammashoitajan tai suuhygienistin joutilaana olevan kliinisen ajan työvoimakustannus

• Laitteiden ja hoitotuolin joutokustannus: pääomalaitteisiin kohdistuva poisto- tai leasingkustannus, joka ei tuottanut tuottoa peruuntuneen ajan aikana

Jokainen luokka on laskettavissa luvuista, jotka ovat jo saatavilla useimpien vastaanottojen hallintajärjestelmissä tai kirjanpidossa. Alla olevissa osioissa selitetään, miten kukin niistä johdetaan ja miten ne yhdistetään yhdeksi perustelluksi peruutuskohtaiseksi kustannusluvuksi.

Suora tulonmenetys: mitä useimmat vastaanotot jo seuraavat

Yksinkertaisin osa on peruuntuneeseen aikaan liitetty maksu tai kapitaatioarvo. Yksityisillä vastaanotoilla tämä on yleensä vastaanoton varaus- tai hallintajärjestelmästä poimittu aikataulutettu hoitomaksu. Kansallisten terveysjärjestelmien puitteissa toimivilla vastaanotoilla luku on sopimuksen mukainen tariffi, ei avomarkkinahinta. Näitä kahta ei tule käsitellä samanarvoisina.

Alankomaissa suora tulonmenetys peruuntunutta hammaslääkäriaikaa kohden vaihtelee tyypillisesti 20–100 eurosta ajanvarauksen tyypistä riippuen. Keskimääräisen hollantilaisen hammaslääkärivastaanoton liikevaihto on noin 500 000 euroa vuodessa, ja se kärsii arviolta 3,6 peruuntunutta aikaa viikossa palveluntarjoajaa kohden. Yhdistyneessä kuningaskunnassa taloudellista kuvaa monimutkaistavat NHS-sopimusrakenteet. British Dental Associationin mainitsema vastaanotto arvioi peruutuskustannuksiksi 56 000 puntaa (noin 64 800 euroa) vuodessa. Luku heijastaa paitsi menetettyjä maksuja myös NHS-maksusääntöjen mukaisten peruuttamattomien hammashoitoyksiköiden (Units of Dental Activity) järjestelmätason kustannusta.

Sekamuotoisen ajanvarauskirjan omaavien vastaanottojen kannattaa laskea suora tulonmenetys erikseen NHS- tai järjestelmärahoitteisille ja yksityisille ajoille, koska kummankin vaikutukset eroavat toisistaan. Peruuntunut yksityinen implantaattikonsultaatio Irlannissa aiheuttaa hyvin erilaisen suoran menetyksen kuin peruuntunut rutiinitarkastus julkisessa järjestelmässä. Arvokkaiden peruuntuneiden aikojen, kuten oikomishoitojen, implanttien ja kosmeettisten konsultaatioiden, erillinen seuranta on perusteltua juuri siksi, että niiden suora tulonmenetys on suhteettoman suuri.

Kiinteiden yleiskustannusten absorptio: kustannus, joka jatkuu riippumatta siitä, onko hoitotuoli täynnä vai tyhjä

Kiinteät yleiskustannukset, kuten vuokra, käyttökustannukset, laitteiden leasing, vakuutukset ja hallinnollisen henkilöstön palkat, eivät lakkaa juoksemasta, vaikka potilas ei saapuisi paikalle. Jokaisen aikataulussa olevan ajan odotetaan kattavan suhteellisen osuutensa näistä kustannuksista. Kun aikaväli peruuntuu, tämä osuus jää kattamatta.

Kaava yleiskustannusten laskemiseksi hoitotuolituntia kohden on yksinkertainen:

Kuukausittaiset kiinteät kokonaiskustannukset ÷ käytettävissä olevat hoitotuolitunnit kuukaudessa = yleiskustannus hoitotuolituntia kohden

Vastaanotto, jonka kuukausittaiset kiinteät kustannukset ovat 30 000 euroa ja käytettävissä olevia hoitotuolitunteja 400, kantaa 75 euron yleiskustannuksen hoitotuolituntia kohden. 60 minuutin peruutus aiheuttaa siis 75 euroa kattamattomia kiinteitä kustannuksia jo ennen kuin mitään tulonmenetystä lasketaan. Yleiskustannusten absorptio tunnistetaan johdonmukaisesti useimmin huomiotta jätetyksi osaksi vastaanottotason peruutuskustannuslaskelmissa. Juuri tämä komponentti nostaa todellisen peruutuskohtaisen kustannuksen selvästi pelkkää maksua korkeammaksi.

Tätä kaavaa sovellettaessa "käytettävissä olevien hoitotuolituntien kokonaismäärän" tulisi kuvastaa todellista aikataulutettua kapasiteettia, ei teoreettista enimmäistuntimäärää. Luku kannattaa laskea uudelleen, jos vastaanoton aukioloajat muuttuvat kausittain tai jos leikkaussali on tilapäisesti poissa käytöstä.

Henkilöstön käyttöasteen menetys: kun hammaslääkärille ja hoitajalle maksetaan odottamisesta

Peruuntunut aika ei vapauta kliinistä tiimiä heidän sopimuksellisesta velvollisuudestaan olla paikalla. Kyseiselle aikavälille varattu hammaslääkäri ja hammashoitaja tai suuhygienisti pysyvät tiloissa ja palkkalistoilla. Tämän joutilasajan työvoimakustannuksen laskeminen edellyttää ajanvaraukselle aikataulutetun kliinisen henkilöstön yhteenlasketun tuntikustannuksen tunnistamista.

Vastaanotolla, jossa hammaslääkärin tuntipalkka on 80 euroa ja hammashoitajan 25 euroa, 45 minuutin peruutus aiheuttaa noin 78,75 euron henkilöstön käyttöasteen menetyksen jo ennen kuin mitään yleiskustannusta tai tulonmenetystä lisätään. Palkkatyö- tai sopimustyömalleissa, jotka ovat yleisiä Skandinavian ja Länsi-Euroopan julkisessa terveydenhuollossa, tämä kustannus on erityisen näkyvä, koska muuttuvan palkan mekanismia ei ole kompensoimassa sitä.

Kohtuullinen oikaisu voidaan tehdä ajalle, joka on aidosti hyödynnettävissä. Hammaslääkäri, joka käyttää 20 minuutin aukon kliinisten merkintöjen täydentämiseen tai iltapäivän listan tarkistamiseen, ei ole täysin tuottamaton. Kuitenkin joutilasajan osuus, joka voidaan realistisesti kohdentaa hyödyllisiin tehtäviin, pienenee jyrkästi peruutusten yleistyessä ja muuttuessa arvaamattomammiksi. Hallinnollista työtä, jolla voisi täyttää aukkoja, on rajallisesti ja se on usein jo aikataulutettu.

Laitteiden ja hoitotuolin joutokustannus: usein huomiotta jäävä erä

Hammaslääkärin leikkaussalin pääomalaitteet, kuten hoitotuoliyksiköt, kuvantamisjärjestelmät, sterilointilaitteet ja intraoraalikamerat, hankitaan tai leasataan oletuksella, että niitä käytetään tietyn määrän kliinisiä tunteja niiden käyttöiän aikana. Peruutus tarkoittaa, että osa tästä poisto- tai leasingkustannuksesta ei tuota tuottoa.

Laitteiden joutokustannuksen laskemiseksi tuntia kohden jaa leikkaussalin pääomalaitteiden vuotuinen poisto- tai leasingkustannus aiottujen käyttötuntien määrällä vuodessa:

Vuotuinen laitekustannus ÷ vuotuiset käyttötunnit = laitteiden joutokustannus tuntia kohden

Leikkaussalille, jonka vuotuinen laitepoisto on 15 000 euroa ja joka toimii 1 600 tuntia vuodessa, joutokustannus on 9,38 euroa tunnissa. Kerrottuna 45 minuutin aikavälillä tämä lisää noin 7 euroa peruutuskohtaiseen kustannukseen. Vaikka tämä on pienempi kuin yleiskustannus- tai työvoimakomponentit, se on todellinen kustannus, joka jätetään johdonmukaisesti pois epävirallisista arvioista. Useita leikkaussaleja ylläpitävässä vastaanotossa, jossa peruutusprosentit ovat korkeat, tämä kertyy merkittäväksi vuoden aikana.

Kokonaisuuden kokoaminen: hoitotuoli- ja päiväkohtainen peruutuskustannuskaava

Seuraava käytännön esimerkki käyttää havainnollistavia lukuja, jotka edustavat keskikokoista eurooppalaista hammaslääkärivastaanottoa, jossa on kaksi leikkaussalia ja sekamuotoinen julkinen/yksityinen ajanvarauskirja. Vastaanottojen johtajien tulisi korvata omat lukunsa jokaisella rivillä.

Tässä esimerkissä suora tulonmenetys, luku jonka useimmat vastaanotot kirjaavat, muodostaa vain 31 prosenttia todellisesta kustannuksesta. Loput 69 prosenttia jää näkymättömiin kaikilla vastaanotoilla, jotka seuraavat peruutuksia vain menetettyinä maksuina. Globaali kustannusmallinnus hammaslääkärivastaanotoille tuottaa johdonmukaisesti ajanvarauskohtaisia todellisia kustannuksia 200–375 dollarin (noin 180–340 euron) haarukassa. Tämä vaihteluväli on linjassa yllä olevan käytännön esimerkin kanssa ja perustuu samaan neliosaiseen rakenteeseen.

Tämä kaava antaa konservatiivisen arvion yhdessä tärkeässä suhteessa: se ei yritä kvantifioida peruutuksen aiheuttamaa myöhempää häiriötä loppupäivän potilasvirralle, kuten seuraavan ajanvarauksen viivästynyttä aloitusta, myöhemmin istunnossa olevan monimutkaisen toimenpiteen tiukempaa aikataulua tai hallinnollista aikaa, joka kuluu aukon täyttämiseen lyhyellä varoitusajalla. Peräkkäisen aikataulutuksen aiheuttama haitta on todellinen mutta vaikeammin tarkasti mitattavissa. Vastaanottojen tulisi pitää neliosaista kaavaa minimitasona, ei ylärajana.

Miten peruutusprosentti pahentaa ongelmaa: vuotuisen altistumisen laskeminen

Kun ajanvarausta kohden laskettu todellinen kustannus on selvillä, vuotuisen altistumisen laskeminen vaatii kaksi lisätietoa: ajanvarausten kokonaismäärän vuodessa ja vastaanoton todellisen peruutusprosentin.

Todellinen kustannus peruutusta kohden × (vuotuiset ajanvaraukset yhteensä × peruutusprosentti) = vuotuinen peruutusmenetys

Käyttäen yllä olevaa esimerkkiä vastaanotto, joka hoitaa 4 000 ajanvarausta vuodessa ja jonka peruutusprosentti on 10, saa 400 peruuntunutta ajanvarausta vuosittain. 207 euron todellisella peruutuskohtaisella kustannuksella vuotuinen altistuminen on 82 800 euroa verrattuna vain 26 000 euroon, jos huomioitaisiin vain 65 euron suora tulonmenetys.

10 prosentin peruutusprosentti ei ole poikkeuksellinen. Jotkin alan lähteet arvioivat hammaslääkärien keskimääräisten peruutusprosenttien olevan 15–20 prosenttia. Akateeminen tutkimus vahvistaa, että poissaolo liittyy ennustettaviin potilaskohtaisiin tekijöihin, kuten vakuutusturvaan, ikään ja etäisyyteen klinikasta. Yhdistyneessä kuningaskunnassa jotkut alan lähteet ovat esittäneet, että NHS-maksupolitiikan muutokset noin vuonna 2006 osuivat yksiin nousevien peruutusprosenttien kanssa, vaikka kausaalisuhdetta ei ole lopullisesti vahvistettu vertaisarvioidussa kirjallisuudessa. NHS-tapaus osoittaa myös, että taloudelliset seuraukset ulottuvat yksittäisiä vastaanottoja laajemmalle: peruuntuneet ajat pahentavat järjestelmätason pääsyongelmia kuluttamalla sopimuksellista kapasiteettia, jota ei voida kohdentaa uudelleen odottaville potilaille.

Tutkimus osoittaa myös, että peruutusriski ei jakaudu tasaisesti potilaspopulaatiossa. Alan arviot viittaavat siihen, että 60–70 prosenttia peruuntuneista ajanvarauksista aiheutuu vain 15–20 prosentista potilaista. Tällä on suora vaikutus siihen, miten vastaanottojen kannattaa priorisoida toimenpiteensä.

Mitä tämän luvun pitäisi muuttaa ajanvarauskäytännössäsi

Todellinen peruutuskohtainen kustannusluku on hyödyllisin, kun vastaanotot käyttävät sitä arvioidakseen tiettyjä toimintalinjapäätöksiä sen sijaan, että pitäisivät sitä vain yleisenä ongelman mittarina. Kolme aluetta, joilla laskenta ohjaa suoraan vastaanoton käytäntöjä, ovat talletus- ja korttirekisterikäytännöt, muistutusprotokolliin panostaminen sekä ajanvarausten täyttöstrategiat.

Talletuksista ja peruutusmaksuista: oikeudellinen ja kulttuurinen tilanne vaihtelee merkittävästi Euroopan markkinoilla. Irlannissa talletusjärjestelmiä käytetään yhä enemmän arvokkaisiin ajanvarauksiin, kuten implantaatteihin ja oikomishoitokonsultaatioihin. Yhdistyneessä kuningaskunnassa NHS-sopimusehdot kieltävät potilailta veloittamisen peruuntuneista ajoista. Taloudellinen riski jää kokonaan vastaanotolle ja tilaajalle. Saksassa peruuntuneista ajanvarauksista veloittamista koskeva sääntely on vivahteikkaampi. Vastaanottojen kannattaa hankkia oikeudellista neuvontaa ennen talletuskäytäntöjen käyttöönottoa. Siellä, missä talletukset ovat sallittuja, todellinen kustannuslaskenta antaa liiketoimintaperusteen: 50 euron talletus 207 euron todellisessa kustannuksessa kattaa vain murto-osan menetyksestä, mutta voi silti riittää muuttamaan potilaan käyttäytymistä.

Muistutusjärjestelmistä: jos peruutuksen todellinen kustannus on 207 €, vuodessa 2 000 € maksava muistutusjärjestelmä, joka estää 15 peruutettua aikaa vuodessa, on kannattava ja tuottaa sen jälkeen nettosäästöjä. Tekoälypohjaiset ajanvarausjärjestelmät, jotka on suunniteltu vähentämään peruutuksia, ovat nyt saatavilla hammaslääkärivastaanotoille. Niitä voidaan arvioida tämänkaltaisen sijoitetun pääoman tuoton viitekehyksen avulla. Kustannuslaskenta tekee liiketoimintaperustelusta konkreettisen.

Muistutusprotokollat, jotka vähentävät peruutuksia vahingoittamatta potilassuhteita

Näyttö muistutusten tehokkuudesta hammaslääkäriympäristöissä on merkittävä, mutta ei yksiselitteisen vakuuttava. Journal of the American Dental Associationissa vuonna 2011 julkaistussa tutkimuksessa todettiin, että ääniviestimuistutukset tuottivat 8,2 prosentin peruutusasteen verrattuna 17,7 prosentin peruutusasteeseen tekstiviestimuistutuksissa lastenhammashoidon klinikalla. Tämä havainto on kuitenkin sidoksissa kyseiseen aikakauteen ja ympäristöön. Muistutuskanavien suhteellinen tehokkuus on todennäköisesti muuttunut huomattavasti vuoden 2011 jälkeen älypuhelinten yleistymisen ja sovelluspohjaisten muistutusten myötä.

Kirjoittajat totesivat myös, että potilaan oma valinta muistutustyypistä saattaa olla tärkeä moderaattorimuuttuja ja että tulokset voivat poiketa muissa kuin yliopistoympäristöissä. Tämä on hyödyllinen varoitus yhden kanavan muistutusstrategian yleismaailmallista soveltamista vastaan.

Tehokkaat muistutusprotokollat yhdistävät käytännössä tyypillisesti useita kanavia ja ajoittuvat vastaanottoajan monimutkaisuuden ja arvon mukaan:

• Arvokkaat tai monimutkaiset vastaanottoajat (implantit, oikomishoidon seurannat, sedaatio): muistutus varausta vahvistettaessa, seitsemän päivää ennen ja 48 tuntia ennen sekä puhelinsoitto potilaille, joilla on aiempaa peruutushistoriaa

• Rutiinivastaanottoajat (tarkastukset, suuhygienia): muistutus 72 tuntia ennen potilaan suosimaa kanavaa käyttäen ja seurantamuistutus 24 tuntia ennen, jos aikaa ei ole vahvistettu

• Lyhyen varoitusajan tai täyttöajat: saman päivän tai seuraavan päivän tekstiviesti etukäteen tunnistetuille potilaille, jotka ovat ilmaisseet halukkuutensa saapua lyhyellä varoitusajalla

Tutkimus sedaatiovastaanottoaikojen osallistumisesta havaitsi, että vastaanottoajan vahvistustila ja aiempi peruutushistoria olivat kaksi vahvinta poissaolon ennustajaa. Tämä viittaa siihen, että muistutuksen intensiteetin tulisi olla porrastettu potilashistorian mukaan sen sijaan, että sitä sovellettaisiin kaikille samalla tavalla.

GDPR säätelee sitä, miten potilaan yhteystietoja käytetään muistutusviestinnässä EU:n jäsenvaltioissa. Vastaanottojen tulisi varmistaa, että niiden muistutustyönkulut on dokumentoitu oikeutetun edun tai nimenomaisen suostumuksen käyttötapaukseksi ja että potilailla on selkeä mahdollisuus kieltäytyä muistutusviestinnästä ilman, että se vaikuttaa heidän hoitoonsa pääsyyn. Tämä ei ole pelkkä muodollisuus: dokumentoidut muistutustyönkulut tarkistetaan yhä useammin osana Care Quality Commissionin (CQC) tarkastuksia Englannissa ja vastaavia sääntelyprosesseja muissa Euroopan lainkäyttöalueilla.

Peruutustietojen käyttäminen pitkän aikavälin potilasvirran parantamiseen

Peruutusmallien seuraaminen yksityiskohtaisesti vastaanottoaikatyypin, vuorokaudenajan, viikonpäivän ja potilassegmentin mukaan antaa vastaanottojen esimiehille mahdollisuuden siirtyä reaktiivisesta kustannusten hallinnasta ennakoivaan ajanvarauksen optimointiin. Organisaatiomallit, joita on testattu useilla hammaslääkärivastaanotoilla, ovat osoittaneet, että strukturoidut, tietopohjaiset toimenpiteet voivat vähentää peruutusasteita mitattavasti. Sama tutkimus kuitenkin totesi, että parannusten ylläpitäminen ajan myötä on haastavaa ilman jatkuvaa organisaation sitoutumista.

Käytännön ajanvarauksen muutoksia, joihin peruutustiedot antavat pohjaa, ovat esimerkiksi:

• Konservatiivinen ylivaraaminen korkean riskin ajoissa: varhaiset maanantaiaamut ja myöhäiset perjantai-iltapäivät osoittavat johdonmukaisesti korkeampia poissaoloasteita perusterveydenhuollon ympäristöissä. Lyhytkestoisen muistutusajan varaaminen pidemmän toimenpiteen rinnalle näissä ajoissa tarjoaa puskurin ylikuormittamatta istuntoa

• Saman päivän täyttökapasiteetin varaaminen: lyhyen listan ylläpitäminen potilaista, jotka voivat saapua lyhyellä varoitusajalla (heidän suostumuksellaan), mahdollistaa ainakin osittaisen täytön odottamattoman aukon sattuessa

• Vastaanottoaikatyyppien sekoituksen säätäminen ensimmäisessä istunnossa: vastaanottoajat, joissa osallistumisaste on korkein, kannattaa sijoittaa päivän alkuun, jolloin varhaisen peruutuksen aiheuttaman kaskadiviiveen riski pienenee. Näitä ovat pitkän osallistumishistorian omaavat potilaat, ennakkoon maksaneet tai aikaherkän hoidon vuoksi osallistuvat potilaat

Poissaoloon liittyvät tekijät, kuten vakuutustila, ikä ja matkaetäisyys, voivat myös antaa tietoa siitä, mitkä potilassegmentit tarvitsevat intensiivisempiä muistutusprotokollia tai kenelle voidaan tarjota joustavampia vastaanottoaikoja vaarantamatta tasapuolista hoitoon pääsyä.

Keskeiset mittarit, joita jokaisen hammaslääkärivastaanoton esimiehen tulisi seurata kuukausittain

Peruutusten hallinnan koontinäytön ei tarvitse olla monimutkainen ollakseen hyödyllinen. Seuraavat viisi lukua, jotka poimitaan vastaanoton ajanvarausjärjestelmästä ja hallintaohjelmistosta kuukausittain, tarjoavat riittävän näkyvyyden trendien tunnistamiseen, toimenpiteiden arviointiin ja merkitykselliseen raportointiin vastaanoton johdolle tai tilaajille.

• Peruutusaste hoitotuolittain: peruutettujen vastaanottoaikojen osuus kaikista varatuista vastaanottoajoista, eriteltynä hoitohuoneittain, jos vastaanotolla on useampi kuin yksi. Nouseva aste yhdessä hoitohuoneessa mutta ei toisessa voi viitata ajanvaraus-, henkilöstö- tai potilasviestintäongelmaan, joka on spesifinen kyseiselle huoneelle tai klinikalle

• Todellinen kustannus peruutusta kohti: lasketaan kuukausittain neljän komponentin kaavalla ja päivitetään, jos kiinteät kustannukset tai henkilöstökustannukset muuttuvat. Tämän luvun tulisi olla nimittäjä kaikissa muistutus- tai varauskäytäntöjen muutosten kustannus-hyötyanalyyseissä

• Vuositasoinen altistuminen: todellinen kustannus peruutusta kohti kerrottuna ennakoiduilla vuosittaisilla peruutetuilla vastaanottoajoilla nykyisen kuukausittaisen asteen perusteella. Tämä on luku, joka todennäköisimmin saa aikaan toimenpiteitä johtaja- tai hallitustasolla

• Muistutuksen lähetys–osallistuminen -konversioaste: niiden potilaiden osuus, jotka saivat muistutuksen ja osallistuivat, verrattuna niihin, jotka saivat muistutuksen mutta eivät osallistuneet. Tämä mittari arvioi nykyisen muistutusprotokollan tehokkuutta ja tunnistaa, tarvitseeko kanavasekoitusta tai ajoitusta säätää

• Saman päivän täyttöaste: odottamattomien aukkojen osuus, jotka täytettiin onnistuneesti lyhyen varoitusajan potilaalla. Matala täyttöaste viittaa siihen, että vastaanoton täyttölista on joko liian pieni, riittämättömästi ylläpidetty tai sitä ei aktivoida riittävän nopeasti, kun peruutus tapahtuu

Nämä viisi mittaria muodostavat vähimmäiskelpoisen joukon vastaanottoaikojen menetyksen hallintaan vastaanottotasolla. Vastaanotoilla, joilla on käytössään yksityiskohtaisempaa ajanvarausanalytiikkaa, voidaan lisäksi seurata peruutusastetta potilaan ikäryhmän, vastaanottoaikatyypin tai viikonpäivän mukaan. Tämä tieto tukee edellisessä osiossa kuvattuja ajanvarauksen muutoksia. Tavoitteena on yhdistää poissaolon kustannus suoraan operatiivisiin päätöksiin, jotka vähentävät sitä.

Usein kysytyt kysymykset

▶ Mikä on peruutetun hammaslääkäriajan todellinen kustannus?

Peruutetun hammaslääkäriajan todellinen kustannus muodostuu neljästä osasta: suora tulonmenetys (maksu tai sovittu taksa, jota ei peritty), kiinteiden yleiskustannusten osuus (vuokran, yleiskustannusten ja hallinnollisen henkilöstön kustannusten osuus, joka ajan olisi pitänyt kattaa), henkilöstön käytön menetys (hammaslääkärin ja hammashoitajan joutilaana olevan kliinisen ajan työvoimakustannus) ja laitteiston joutilaana olon kustannus (pääomalaitteiston poisto- tai leasingkustannus, joka ei tuottanut tuottoa). Keskikokoista eurooppalaista hammaslääkärivastaanottoa edustavan esimerkin mukaan nämä neljä osaa muodostavat yhteensä 207 euron todellisen kustannuksen 45 minuutin peruutusta kohti verrattuna vain 65 euron suoraan tulonmenetykseen. Tämä tarkoittaa, että perimättä jäänyt maksu muodostaa vain 31 prosenttia kokonaismenetyksestä.

▶ Miten lasket kiinteiden yleiskustannusten osuuden peruutetulle ajalle?

Jaa kuukausittaiset kiinteät kokonaiskustannukset saatavilla olevien hoitotuolituntien määrällä kuukaudessa saadaksesi yleiskustannukset hoitotuolituntia kohti. Vastaanotto, jolla on 30 000 € kuukausittaisia kiinteitä kustannuksia ja 400 saatavilla olevaa hoitotuolituntia, kantaa 75 € yleiskustannuksia hoitotuolituntia kohti. 60 minuutin peruutus jättää siis 75 € kiinteitä kustannuksia kattamatta ennen kuin mitään tulonmenetystä lasketaan. "Saatavilla olevien hoitotuolituntien kokonaismäärän" tulisi heijastaa todellista aikataulutettua kapasiteettia, ei teoreettista maksimia. Se tulisi laskea uudelleen, jos aukioloajat muuttuvat tai hoitohuone on tilapäisesti poissa käytöstä.

▶ Miten lasket vuosittaisen taloudellisen altistumisen hammaslääkärin peruutuksista?

Kerro todellinen kustannus peruutusta kohti peruutettujen vastaanottoaikojen kokonaismäärällä vuodessa. Peruutettujen vastaanottoaikojen kokonaismäärä on vuosittainen vastaanottoaikamääräsi kerrottuna peruutusasteellasi. Artikkelin esimerkin mukaan vastaanotto, joka järjestää 4 000 vastaanottoaikaa vuodessa 10 prosentin peruutusasteella, saa 400 peruutettua vastaanottoaikaa vuosittain. 207 euron todellisella kustannuksella peruutusta kohti vuosittainen altistuminen on 82 800 €, verrattuna vain 26 000 euroon, jos huomioitaisiin vain 65 euron suora tulonmenetys.

▶ Mikä on tyypillinen hammaslääkärin peruutusaste ja miten se vaihtelee?

Joidenkin alan lähteiden mukaan hammaslääkärin keskimääräinen peruutusaste on 15–20 prosenttia. Akateeminen tutkimus vahvistaa, että poissaolo liittyy potilastason tekijöihin, kuten vakuutusturvaan, ikään ja etäisyyteen klinikalta. Peruutusriski jakautuu myös epätasaisesti: alan arvioiden mukaan 60–70 prosenttia peruutetuista vastaanottoajoista aiheutuu vain 15–20 prosentista potilaista. Alankomaissa keskimääräinen hammaslääkärivastaanotto kohtaa arviolta 3,6 peruutettua vastaanottoaikaa viikossa palveluntarjoajaa kohti.

▶ Vähentävätkö muistutusjärjestelmät hammaslääkärin peruutuksia ja ovatko ne kustannuksensa arvoisia?

Näyttö muistutusten tehokkuudesta hammaslääkäriympäristöissä on merkittävä, vaikkei yksiselitteisen vakuuttava. Journal of the American Dental Associationissa vuonna 2011 julkaistussa tutkimuksessa todettiin, että ääniviestimuistutukset tuottivat 8,2 prosentin peruutusasteen verrattuna 17,7 prosentin peruutusasteeseen tekstiviestimuistutuksissa lastenhammashoidon klinikalla. Kirjoittajat kuitenkin huomauttivat, että tämä havainto liittyy kyseiseen ympäristöön ja tulokset voivat poiketa muissa olosuhteissa. Kustannustehokkuudesta: jos peruutuksen todellinen kustannus on 207 €, vuodessa 2 000 € maksava muistutusjärjestelmä, joka estää 15 peruutettua vastaanottoaikaa, on kannattava ja tuottaa sen jälkeen nettosäästöjä. Tutkimus sedaatiovastaanottoaikojen osallistumisesta havaitsi myös, että aiempi peruutushistoria oli yksi vahvimmista poissaolon ennustajista. Tämä viittaa siihen, että muistutuksen intensiteetin tulisi olla porrastettu potilashistorian mukaan sen sijaan, että sitä sovellettaisiin kaikille samalla tavalla.

▶ Voivatko hammaslääkärivastaanotot veloittaa potilailta peruutetuista ajoista Euroopassa?

Oikeudellinen ja kulttuurinen tilanne vaihtelee merkittävästi Euroopan markkinoilla. Irlannissa talletusjärjestelmiä käytetään yhä useammin arvokkaisiin vastaanottoaikoihin, kuten implantteihin ja oikomishoidon konsultaatioihin. Yhdistyneessä kuningaskunnassa NHS-sopimusehdot kieltävät potilaiden veloittamisen peruutetuista vastaanottoajoista, mikä tarkoittaa, että taloudellinen riski jää kokonaan vastaanotolle ja tilaajalle. Saksassa sääntely peruutetuista vastaanottoajoista veloittamisesta on vivahteikkaampi, ja vastaanottojen tulisi hakea oikeudellista neuvontaa ennen talletuskäytäntöjen käyttöönottoa. Kun talletukset ovat sallittuja, todellinen kustannuslaskenta tarjoaa liiketoimintaperustelun: 50 euron talletus 207 euron todellisen kustannuksen vastaanottoajalle kattaa vain murto-osan menetyksestä, mutta voi olla riittävä muuttamaan potilaan käyttäytymistä.

▶ Mitkä ovat GDPR-vaatimukset vastaanottoaikamuistutusten lähettämiselle hammaslääkäripotilaille?

GDPR säätelee sitä, miten potilaan yhteystietoja käytetään muistutusviestinnässä EU:n jäsenvaltioissa. Vastaanottojen tulisi varmistaa, että niiden muistutustyönkulut on dokumentoitu joko oikeutetun edun tai nimenomaisen suostumuksen käyttötapaukseksi ja että potilailla on selkeä mahdollisuus kieltäytyä muistutusviestinnästä ilman, että se vaikuttaa heidän hoitoonsa pääsyyn. Dokumentoidut muistutustyönkulut tarkistetaan yhä useammin osana Care Quality Commissionin tarkastuksia Englannissa ja vastaavia sääntelyprosesseja muissa Euroopan lainkäyttöalueilla.

▶ Mitä viittä mittaria hammaslääkärivastaanottojen esimiesten tulisi seurata kuukausittain peruutusten hallitsemiseksi?

Artikkeli tunnistaa viisi ydintunnuslukua. Ensinnäkin peruutusaste hoitotuolittain: peruutettujen vastaanottoaikojen osuus kaikista varatuista vastaanottoajoista, eriteltynä hoitohuoneittain. Toiseksi todellinen kustannus peruutusta kohti: lasketaan kuukausittain neljän komponentin kaavalla ja päivitetään, jos kiinteät tai henkilöstökustannukset muuttuvat. Kolmanneksi vuositasoinen altistuminen: todellinen kustannus peruutusta kohti kerrottuna ennakoiduilla vuosittaisilla peruutetuilla vastaanottoajoilla. Neljänneksi muistutuksen lähetys–osallistuminen -konversioaste: niiden potilaiden osuus, jotka saivat muistutuksen ja osallistuivat, verrattuna niihin, jotka eivät osallistuneet. Viidenneksi saman päivän täyttöaste: odottamattomien aukkojen osuus, jotka täytettiin onnistuneesti lyhyen varoitusajan potilaalla. Matala täyttöaste viittaa siihen, että vastaanoton täyttölista on liian pieni, riittämättömästi ylläpidetty tai sitä ei aktivoida riittävän nopeasti.

▶ Miten ajanvarauksen muutokset voivat vähentää hammaslääkärin peruutusten taloudellista vaikutusta?

Artikkeli kuvaa kolme käytännön muutosta, joihin peruutustiedot antavat pohjaa. Vastaanotot voivat soveltaa konservatiivista ylivaraamista korkean riskin ajoissa, sillä varhaiset maanantaiaamut ja myöhäiset perjantai-iltapäivät osoittavat johdonmukaisesti korkeampia poissaoloasteita perusterveydenhuollon ympäristöissä. Lyhyen listan ylläpitäminen potilaista, jotka ovat halukkaita saapumaan lyhyellä varoitusajalla, mahdollistaa ainakin osittaisen täytön odottamattoman aukon sattuessa. Korkeimman vahvistetun osallistumisasteen omaavien vastaanottoaikojen sijoittaminen aikaisemmin päivään vähentää varhaisen peruutuksen aiheuttaman kaskadiviiveen riskiä. Näitä ovat pitkän osallistumishistorian omaavat potilaat tai ennakkoon maksaneet.