Arvutage hambaarsti vastuvõtule mitteilmumise tegelik maksumus

Vastuvõtmata hambaarstivisiidid on üks püsivamaid finantskahju allikaid esmatasandi tervishoius. Enamik praktikuid mõõdab seda kahju endiselt samamoodi nagu kümme aastat tagasi: registreeritakse saamata jäänud ravitasu ja liigutakse edasi. See üherealine arvestus ei ole küll vale, kuid jääb tõsiselt puudulikuks. See jätab arvestamata püsikulud, mis jätkuvad ka siis, kui tool seisab tühjana, kliinilise ja halduspersonali, kellele makstakse ootamise eest, ning hilisema häiringu ülejäänud päeva ajakavas. Selle tulemusena alahindavad praktikajuhid rutiinselt oma tegelikku kokkupuudet mitteilmumistega. Nagu allpool toodud näide illustreerib, võib tegelik kulu olla kaks kuni kolm korda suurem kui ainult otsene tulukaotus. Seetõttu investeeritakse seda vähendavatesse süsteemidesse ja poliitikatesse liiga vähe.

Neli kulukat kategooriat, mis moodustavad tegeliku mitteilmumise kaotuse

Vastuvõtmata visiidi tegeliku finantsmõju arvutamine nõuab nelja erineva kulukategooria arvestamist. Igaüks neist aitab kaasa kogukahju tekkimisele, olenemata sellest, kas praktika tegutseb riikliku tervishoiulepingu, eraarstiabi mudeli või Euroopa turgudel levinud segasüsteemide alusel.

• Otsene tulukaotus: vastuvõtmata jäänud ravi tasu või lepinguline tariifiväärtus

• Püsikulude katmine: üüri, kommunaalteenuste, liisingu ja halduspersonali kulude osa, mida vastuvõtmata jäänud visiit oleks pidanud katma

• Personali kasutamata aeg: tööjõukulu kliinilise aja eest hambaarstile ja hambaarsti õele või hügienistile, kes olid sellele ajale määratud

• Seadmete ja tooli jõudeoleku kulu: põhivara amortisatsiooni- või liisingukulud, mis ei toonud vastuvõtmata jäänud aja jooksul mingit tulu

Iga kategooria on arvutatav andmetest, mis on juba olemas enamikus praktikajuhtimissüsteemides või raamatupidamisaruannetes. Allpool olevad jaotised selgitavad, kuidas igaüks neist välja arvutada ja kuidas neid kombineerida üheks põhjendatud mitteilmumise kulunäitajaks.

Otsene tulukaotus: mida enamik praktikuid juba jälgib

Kõige lihtsam komponent on vastuvõtmata jäänud visiidiga seotud tasu või kapitatsiooni väärtus. Eraarstiabi puhul on see tavaliselt broneerimis- või juhtimissüsteemist võetud planeeritud ravitasu. Riiklike tervishoiuskeemide puhul on see number lepinguline tariif, mitte vabaturu tasu. Neid kahte ei tohiks käsitleda võrdsetena.

Riiklikud tervishoiuskeemid hõlmavad NHS lepinguid Ühendkuningriigis, seaduslikke kindlustustariife (Gesetzliche Krankenversicherung ehk GKV) Saksamaal, RIZIV/INAMI süsteemi Belgias ja PRSI-ga seotud skeeme Iirimaal.

Madalmaades jääb otsene tulukaotus vastuvõtmata jäänud hambaarstivisiidi kohta tavaliselt vahemikku 20–100 eurot, sõltuvalt visiidi tüübist. Keskmise Madalmaade hambaarstipraktika käive on umbes 500 000 eurot aastas ning hinnanguliselt jääb igal teenusepakkujal nädalas ära 3,6 visiiti.

Ühendkuningriigis on finantspilt keeruline NHS lepingustruktuuride tõttu. Üks British Dental Associationi poolt viidatud praktika hindas mitteilmumiste kulusid 56 000 naelsterlingile (umbes 64 800 eurot) aastas. See number kajastab mitte ainult kaotatud tasusid, vaid ka tagastamatute hambaravitegevuse ühikute (Units of Dental Activity) süsteemset kulu NHS maksereeglite alusel.

Segavisiidiraamatuga praktikates on soovitatav arvutada otsene tulukaotus eraldi NHS-i või skeemiga rahastatud aegade ja eravisiitide jaoks, kuna nende tagajärjed erinevad. Vastuvõtmata jäänud eraimplandikonsultatsioon Iirimaal toob kaasa väga erineva otsese kaotuse võrreldes vastuvõtmata jäänud rutiinse kontrolliga riikliku skeemi alusel. Suure väärtusega vastuvõtmata visiidid, sealhulgas ortodontia, implantaadid ja esteetilised konsultatsioonid, vajavad eraldi jälgimist just seetõttu, et nende otsene tulukaotus on ebaproportsionaalselt suur.

Püsikulude katmine: kulu, mis jätkub olenemata sellest, kas tool on täis või tühi

Püsikulud ei peatu, kui patsient ei ilmu. Need hõlmavad üüri, kommunaalteenuseid, seadmete liisingut, kindlustust ja halduspersonali palku. Iga ajakavas olev visiit peaks katma oma proportsionaalse osa nendest kuludest. Kui aeg jääb vastuvõtmata, jääb see osa katmata.

Üldkulude arvutamise valem tooli tunni kohta on lihtne:

Igakuised püsikulud kokku ÷ kättesaadavad toolitunnid kuus = üldkulud tooli tunni kohta

Praktika, mille igakuised püsikulud on 30 000 eurot ja kättesaadavaid toolitunde 400 kogu operatsioonisaali ulatuses, kannab üldkulusid 75 eurot tooli tunni kohta. 60-minutine mitteilmumine tähendab seega 75 eurot tagastamata püsikulusid enne, kui arvestatakse tulukaotust.

Üldkulude katmine on järjepidevalt tuvastatud kui kõige sagedamini tähelepanuta jäetud komponent praktikatasandi mitteilmumiste kulude arvutustes. See ongi komponent, mis muudab tegeliku kulu vastuvõtmata visiidi kohta oluliselt suuremaks kui ainult tasu.

Selle valemi rakendamisel peaks „kättesaadavad toolitunnid kokku“ kajastama tegelikku planeeritud võimsust, mitte teoreetilist maksimumtundide arvu. Seda tuleks ümber arvutada, kui praktika lahtiolekuajad muutuvad hooajaliselt või kui operatsioonisaal on ajutiselt kasutusest väljas.

Personali kasutamata aeg: kui hambaarst ja õde saavad palka ootamise eest

Vastuvõtmata visiit ei vabasta kliinilist meeskonda nende lepingulisest kohustusest kohal olla. Sellele ajale määratud hambaarst ja hambaarsti õde või hügienist jäävad ruumidesse ja palgalehele. Selle jõudeaja tööjõukulu arvutamiseks tuleb välja selgitada visiidile planeeritud kliinilise personali kombineeritud tunnihind.

Praktikas, kus hambaarsti tunnitasu on 80 eurot ja hambaarsti õe tunnitasu 25 eurot, tekitab 45-minutine mitteilmumine personali kasutamata aja kulu umbes 78,75 eurot. See on enne, kui üldkulud või tulunumber on arvesse võetud.

Palgaliste või lepinguliste töösuhete mudelites, mis on levinud Skandinaavia ja Lääne-Euroopa riiklikes tervishoiusüsteemides, on see kulu eriti nähtav, kuna puudub muutuva tasu mehhanism selle kompenseerimiseks.

Mõistlik kohandus on võimalik aja puhul, mis on tõeliselt tagastatav. Hambaarst, kes kasutab 20-minutilist vahet kliiniliste märkmete täiendamiseks või pärastlõunase nimekirja läbivaatamiseks, ei ole täiesti mitteproduktiivne. Siiski väheneb jõudeaja osakaal, mida saab realistlikult kasulikeks ülesanneteks ümber suunata, järsult, kui mitteilmumised muutuvad sagedasemaks ja ettearvamatumaks. Halduslik töö, mis võiks lünki täita, on piiratud ja sageli juba planeeritud.

Seadmete ja tooli jõudeoleku kulu: sageli tähelepanuta jäetud reakirje

Hambaarstikabineti põhivara ostetakse või liisitakse eeldusel, et seda kasutatakse kindlaksmääratud arvu kliiniliste tundide jooksul nende kasuliku eluea vältel. See hõlmab tooliüksuseid, pildistamissüsteeme, steriliseerimisseadmeid ja intraoraalkaameraid. Mitteilmumine tähendab selle amortisatsiooni- või liisingukulude ühikut, mis ei too mingit tulu.

Seadmete jõudeoleku kulu tunni kohta arvutamiseks jagage operatsioonisaali põhivara aastane amortisatsioon või liisingukulud kavandatud tööaasta tundide arvuga:

Aastane seadmekulu ÷ aastased tööajatunnid = seadmete jõudeoleku kulu tunnis

Operatsioonisaalis, mille aastane seadmete amortisatsioon on 15 000 eurot ja mis töötab 1600 tundi aastas, on jõudeoleku kulu 9,38 eurot tunnis. Korrutatuna 45-minutilise ajaga lisab see mitteilmumise kulule umbes 7 eurot. Kuigi see on väiksem kui üldkulude või tööjõu komponendid, on see siiski tegelik kulu, mis jäetakse järjepidevalt mitteametlikest hinnangutest välja. Mitme operatsioonisaaliga praktikas, kus on kõrge mitteilmumiste määr, koguneb see aasta jooksul märkimisväärseks summaks.

Kokkuvõte: tooli ja päeva kohta mitteilmumise kuluvalem

Järgnev näide kasutab illustreerivaid numbreid, mis on esinduslikud keskmise suurusega Euroopa hambaarstipraktikale kahe operatsioonisaaliga ja segavisiidiraamatuga riiklike ning eravisiitidega. Praktikajuhid peaksid igal real kasutama oma numbreid.

Selles näites moodustab otsene tulukaotus, number, mida enamik praktikuid registreerib, vaid 31 protsenti tegelikust kulust. Ülejäänud 69 protsenti jääb nähtamatuks neile, kes jälgivad mitteilmumisi ainult kaotatud tasudena. Globaalne kulumodelleerimine hambaarstipraktikate jaoks näitab järjepidevalt visiidi kohta tegelikke kulusid vahemikus 200–375 dollarit (umbes 180–340 eurot). See vahemik on kooskõlas ülaltoodud näitega ja kajastab sama nelja komponendiga struktuuri.

See valem annab konservatiivse hinnangu ühes olulises aspektis: see ei püüa kvantifitseerida mitteilmumise põhjustatud hilisemat häiringut ülejäänud päeva patsientide voolule. See hõlmab viivitust järgmise visiidi alguses, kokkusurutud aega, mis on kättesaadav keeruliseks protseduuriks hiljem seansi jooksul, või haldusaega, mis kulub lünka lühikese etteteatamisega täitmise katsetele. Järjestikuse planeerimise kahju on reaalne, kuid sellele on raske täpset numbrit määrata. Praktikad peaksid käsitlema nelja komponendiga valemit pigem miinimumi kui maksimumina.

Kuidas mitteilmumiste määr probleemi süvendab: aastase kokkupuute arvutamine

Kui visiidi kohta tegelik kulu on teada, nõuab aastase kokkupuute arvutamine kahte täiendavat sisendit: visiitide koguarvu aastas ja praktika tegelikku mitteilmumiste määra.

Tegelik kulu mitteilmumise kohta × (aastased visiidid kokku × mitteilmumiste määr) = aastane mitteilmumiste kaotus

Kasutades ülaltoodud näidet: praktika, mis teeb aastas 4000 visiiti ja mille mitteilmumiste määr on 10%, kogeb aastas 400 vastuvõtmata visiiti. Tegeliku kuluga 207 eurot mitteilmumise kohta on aastane kokkupuude 82 800 eurot, võrreldes vaid 26 000 euroga, kui arvestada ainult otsest tulukaotust 65 eurot.

10-protsendiline mitteilmumiste määr ei ole haruldane. Mõned tööstusallikad hindavad hambaarstivisiitide keskmiseks mitteilmumiste määraks 15–20 protsenti. Akadeemilised uuringud kinnitavad, et mitteilmumine on seotud ennustatavate patsiendipõhiste teguritega, nagu kindlustuskate, vanus ja kaugus kliinikust.

Ühendkuningriigis on mõned tööstusallikad viidanud, et muudatused NHS-i tasustamispoliitikas umbes 2006. aastal langesid kokku mitteilmumiste määrade tõusuga, kuigi põhjuslikku seost ei ole eelretsenseeritud kirjanduses lõplikult kindlaks tehtud. NHS-i näide näitab ka, et finantsilised tagajärjed ulatuvad kaugemale üksikutest praktikast: vastuvõtmata visiidid süvendavad süsteemseid juurdepääsuprobleeme, tarbides lepingulist võimsust, mida ei saa ootel patsientidele ümber jagada.

Uuringud viitavad ka sellele, et mitteilmumise risk ei ole patsientide seas ühtlaselt jaotunud. Tööstushinnangud näitavad, et 60–70 protsenti vastuvõtmata visiitidest pärineb vaid 15–20 protsendilt patsientidest. Sellel on otsene mõju sellele, kuidas praktikad peaksid oma sekkumisi prioriseerima.

Mida see number peaks teie broneerimispoliitikas muutma

Tegelik mitteilmumise kulu on kõige kasulikum siis, kui praktikad kasutavad seda konkreetsete poliitiliste otsuste hindamiseks, mitte ei käsitle seda lihtsalt üldise näitajana. Kolm valdkonda, kus arvutus otseselt mõjutab praktikapoliitikat, on deposiidi ja kaardil olevad korraldused, meeldetuletusprotokollide investeering ning visiitide täitmise strateegia.

Deposiitide ja tühistamistasude osas varieerub õiguslik ja kultuuriline maastik Euroopa turgudel märkimisväärselt. Iirimaal kasutatakse deposiidisüsteeme üha enam suure väärtusega visiitide puhul, nagu implantaadid ja ortodontilised konsultatsioonid. Ühendkuningriigis keelavad NHS-i lepingutingimused patsientidelt vastuvõtmata visiitide eest tasu võtmise, mis tähendab, et finantsiline risk langeb täielikult praktikule ja tellijale. Saksamaal on regulatiivne keskkond vastuvõtmata visiitide eest tasu võtmise ümber nüansirikkam ning praktikad peaksid enne deposiidipoliitikate rakendamist konsulteerima juristiga. Kui deposiidid on lubatud, annab tegeliku kulu arvutus ärilise põhjenduse: 50-eurone deposiit 207-eurose tegeliku kuluga visiidi puhul katab vaid murdosa kaotusest, kuid võib olla piisav patsientide käitumise muutmiseks.

Meeldetuletussüsteemide kohta: kui tühistamata visiidi tegelik maksumus on 207 eurot, siis 2000 eurot aastas maksev meeldetuletussüsteem, mis hoiab ära 15 vastuvõtule mitteilmumist aastas, jõuab tasuvuspunkti ja hakkab seejärel tooma puhast kokkuhoidu. Tehisintellektil (AI) põhinevad ajastamissüsteemid, mis on loodud mitteilmumise määra vähendamiseks, on nüüd saadaval hambaravipraktikatele ning neid saab hinnata just sellise investeeringutasuvuse raamistiku alusel. Kulude arvutamine muudab ärijuhtumi konkreetseks.

Meeldetuletusprotokollid, mis vähendavad mitteilmumist ilma patsiendisuhteid kahjustamata

Tõendusbaas meeldetuletuste tõhususe kohta hambaravipraktika tingimustes on oluline, kuid mitte üheselt veenev. 2011. aastal ajakirjas Journal of the American Dental Association avaldatud uuring leidis, et häälsõnumi meeldetuletused tõid kaasa 8,2-protsendilise mitteilmumise määra võrreldes 17,7 protsendiga SMS-ide puhul lastehambakliinikus. See tulemus on siiski kontekstispetsiifiline tolle aja ja keskkonna jaoks. Meeldetuletuskanalite suhteline tõhusus on tõenäoliselt alates 2011. aastast oluliselt muutunud seoses nutitelefonide laialdase levikuga ja rakenduspõhiste meeldetuletuste tekkega.

Autorid märkisid ka, et patsiendi enda valitud meeldetuletuse tüüp võib olla oluline mõjutaja ning tulemused võivad erineda väljaspool ülikoolikliinikuid. See on oluline hoiatus ühe kanali meeldetuletusstrateegia universaalse rakendamise vastu.

Tõhusad meeldetuletusprotokollid ühendavad praktikas tavaliselt mitu kanalit ning on ajastatud vastavalt visiidi keerukusele ja väärtusele:

• Suure väärtusega või keerukad vastuvõtud (implantaadid, ortodontilised kontrollid, sedatsioon): meeldetuletus broneeringu kinnitamisel, seitse päeva enne ja 48 tundi enne, telefonikõnega patsientidele, kellel on varasem mitteilmumise ajalugu

• Rutiinsed vastuvõtud (kontrollid, hügieen): meeldetuletus 72 tundi enne patsiendi eelistatud kanalit kasutades, järelkontrolliga 24 tundi enne, kui vastuvõttu pole veel kinnitatud

• Lühikese etteteatamisega või täitevastuvõtud: samal või järgmisel päeval SMS eelnevalt tuvastatud patsientide nimekirja, kes on avaldanud valmisolekut lühikese etteteatamisega kohale tulla

Uuringud sedatsiooniga vastuvõtule ilmumise kohta leidsid, et visiidi kinnituse staatus ja varasem mitteilmumise ajalugu olid kaks tugevaimat mitteilmumise ennustajat. See viitab sellele, et meeldetuletuse intensiivsus peaks olema selgelt patsiendi ajaloo põhjal astmeline, mitte ühetaoliselt rakendatud.

Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) reguleerib, kuidas patsiendi kontaktandmeid kasutatakse meeldetuletussuhtluses Euroopa Liidu liikmesriikides. Praktikad peaksid tagama, et nende meeldetuletuste töövood on dokumenteeritud õigustatud huvi või selgesõnalise nõusoleku alusel. Patsientidel peab olema selge võimalus meeldetuletussuhtlusest loobuda ilma, et see mõjutaks nende juurdepääsu ravile.

See ei ole pelgalt vastavuse formaalsus. Dokumenteeritud meeldetuletuse töövooge vaadatakse üha enam läbi osana Care Quality Commission (CQC) inspektsioonidest Inglismaal ja samaväärsetes regulatiivsetes protsessides teistes Euroopa jurisdiktsioonides.

Mitteilmumise andmete kasutamine pikaajalise patsiendivoo parandamiseks

Mitteilmumise mustrite jälgimine detailsel tasemel – visiidi tüübi, kellaaja, nädalapäeva ja patsiendisegmendi kaupa – annab praktikajuhtidele infot, et liikuda reaktiivsest kulude haldamisest proaktiivse ajastamise optimeerimiseni. Organisatsioonilise muutuse mudelid, mida on testitud mitmes hambakliinikus, on näidanud, et struktureeritud, andmepõhised sekkumised võivad mitteilmumise määra mõõdetavalt vähendada. Sama uurimus märkis siiski, et paranenud tulemuste säilitamine ajas on keeruline ilma pideva organisatsioonilise pühendumiseta.

Mitteilmumise andmetest lähtuvad praktilised ajastamise kohandused hõlmavad:

• Konservatiivne ülebroneerimine kõrge riskiga aegadel: varahommikused esmaspäevad ja hilised reedese pärastlõuna vastuvõtud näitavad järjepidevalt kõrgemaid mitteilmumise määrasid esmatasandi arstiabis. Lühikese kestusega kordusvisiidi ajastamine koos pikema protseduuriga samale ajale pakub puhvrit ilma sessiooni üle täitmata

• Samal päeval täitevõimsuse reserveerimine: lühikese nimekirja pidamine patsientidest, kes saavad lühikese etteteatamisega kohale tulla (nende nõusolekul), võimaldab vähemalt osaliselt ootamatu lünga täitmist

• Visiidi tüübi segu kohandamine esimeses sessioonis: vastuvõtud, millel on kõrgeim kinnitatud kohaloleku määr – näiteks patsiendid, kellel on pikk kohaloleku ajalugu, eelnevalt tasunud või osalevad ajatundlikul ravil – paigutatakse päeva varasemasse ossa, et vähendada riski varajase mitteilmumise põhjustatud kaskaadse viivituse tekkeks

Mitteilmumisega seotud tegurid, nagu kindlustuse staatus, vanus ja reisikaugus, võivad samuti anda infot selle kohta, millised patsiendisegmendid vajavad intensiivsemaid meeldetuletusprotokolle või kellele võiks pakkuda paindlikumaid vastuvõtuaegu, ilma et see ohustaks võrdset juurdepääsu ravile.

Peamised näitajad, mida iga hambaravipraktika juht peaks igakuiselt jälgima

Mitteilmumise haldamise armatuurlaud ei pea olema keeruline. Järgmised viis näitajat, mis võetakse praktika ajastamissüsteemist ja haldustarkvarast igal kuul, pakuvad piisavat ülevaadet trendide tuvastamiseks, sekkumiste hindamiseks ja sisuka aruandluse esitamiseks praktika juhtidele või tellijatele.

• Mitteilmumise määr tooli kohta: kokku vastamata jäänud vastuvõtud protsendina kõigist ajastatud vastuvõttudest, jaotatuna kirurgia kaupa, kui praktika tegutseb mitmes ruumis. Kasvav määr ühes kirurgias, kuid mitte teises, võib viidata ajastamise, personali või patsiendisuhtluse probleemile, mis on spetsiifiline sellele ruumile või kliinilisele töötajale

• Tegelik maksumus mitteilmumise kohta: arvutatakse igakuiselt nelja komponendi valemi alusel, uuendatakse, kui püsikulud või personalikulud muutuvad. See näitaja peaks olema nimetajaks igas kulu-tulu analüüsis meeldetuletus- või broneerimispoliitika muudatuste puhul

• Aastane kokkupuude: tegelik maksumus mitteilmumise kohta korrutatuna prognoositavate aastaste vastamata jäänud vastuvõttudega, mis põhineb praegusel igakuisel määral. See näitaja on tõenäoliselt kõige mõjusam juhtkonna või juhatuse tasandil

• Meeldetuletuse saatmisest ilmumiseni konversioonimäär: nende patsientide osakaal, kes said meeldetuletuse ja ilmusid kohale, võrreldes nendega, kes said meeldetuletuse, kuid ei ilmunud. See näitaja hindab praeguse meeldetuletusprotokolli tõhusust ja näitab, kas kanalite segu või ajastus vajab kohandamist

• Samal päeval täitmise määr: ootamatute lünkade osakaal, mis täideti edukalt lühikese etteteatamisega patsiendi poolt. Madal täitmise määr viitab, et praktika täitenimekiri on kas liiga väike, ebapiisavalt hooldatud või ei aktiveerita piisavalt kiiresti, kui tühistamine toimub

Need viis näitajat moodustavad minimaalse vajaliku komplekti vastuvõtukaotuste haldamiseks praktika tasandil. Praktikad, kellel on juurdepääs detailsemale ajastamise analüütikale, võivad samuti jälgida mitteilmumise määra patsiendi vanuserühma, visiidi tüübi või nädalapäeva lõikes. Need andmed toetavad eelmises jaotises kirjeldatud ajastamise kohandusi. Eesmärk on siduda mitteilmumise maksumus otseselt operatiivsete otsustega, mis seda vähendavad.

Korduma kippuvad küsimused

▶ Mis on vastamata jäänud hambaarsti visiidi tegelik maksumus?

Vastamata jäänud hambaarsti visiidi tegelik maksumus koosneb neljast komponendist: otsene tulude kaotus (tasu või lepinguline tariif, mida ei kogutud), püsikulude katmata jäämine (üüri, kommunaalteenuste ja halduspersonali kulude osa, mida see aeg oleks pidanud katma), personali kasutamata aeg (hambaarsti ja assistendi jõudeoleva kliinilise aja tööjõukulu) ning seadmete jõudeoleku kulu (kapitaalseadmete amortisatsiooni- või liisingukulu, mis ei toonud tulu). Keskmise suurusega Euroopa hambaravipraktika näitel moodustavad need neli komponenti kokku 45-minutilise mitteilmumise tegelikuks maksumuseks 207 eurot, võrreldes vaid 65 euroga otseses tulude kaotuses. See tähendab, et kogumata jäänud tasu moodustab vaid 31 protsenti kogukaotusest.

▶ Kuidas arvutada püsikulude katmata jäämist vastamata jäänud visiidi korral?

Jagage igakuised püsikulud kogu saadaolevate toolitundide arvuga kuus, et saada üldkulud toolitunni kohta. Praktika, mille igakuised püsikulud on 30 000 eurot ja 400 saadaolevat toolitundi, kannab üldkulusid 75 eurot toolitunni kohta. 60-minutiline mitteilmumine jätab seega 75 eurot püsikulusid katmata, enne kui arvestada tulude kaotust. Kokku saadaolevad toolitunnid peaksid kajastama tegelikku ajastatud võimsust, mitte teoreetilist maksimumi. Arv tuleks ümber arvutada, kui tööajad muutuvad või kirurgia on ajutiselt kasutusest väljas.

▶ Kuidas arvutada hambaravipraktika mitteilmumiste aastast finantsmõju?

Korrutage tegelik maksumus mitteilmumise kohta aastas vastamata jäänud vastuvõtete koguarvuga. Vastamata jäänud vastuvõtete koguarv on teie aastane vastuvõttude maht korrutatuna mitteilmumise määraga. Artiklis toodud näite põhjal: praktika, mis teeb 4000 vastuvõttu aastas 10-protsendilise mitteilmumise määraga, annab 400 vastamata jäänud vastuvõttu aastas. 207-eurose tegeliku maksumusega mitteilmumise kohta ulatub aastane kokkupuude 82 800 euroni, võrreldes vaid 26 000 euroga, kui arvestada ainult 65-eurost otsest tulude kaotust.

▶ Mis on tüüpiline hambaravipraktika mitteilmumise määr ja kuidas see varieerub?

Mõned tööstusallikad hindavad hambaravipraktika keskmiseks mitteilmumise määraks 15–20 protsenti. Akadeemilised uuringud kinnitavad, et mitteilmumine on seotud patsiendi tasandi teguritega, nagu kindlustuskaitse, vanus ja kaugus kliinikust. Mitteilmumise risk on samuti ebaühtlaselt jaotunud: tööstushinnangute järgi pärineb 60–70 protsenti vastamata jäänud vastuvõttudest vaid 15–20 protsendilt patsientidest. Madalmaades jääb keskmisel hambaravipraktikal nädalas teenusepakkuja kohta hinnanguliselt 3,6 vastuvõttu vahele.

▶ Kas meeldetuletussüsteemid vähendavad hambaravipraktika mitteilmumisi ja kas need on kulu väärt?

Tõendusbaas meeldetuletuste tõhususe kohta hambaravipraktika tingimustes on oluline, kuigi mitte üheselt veenev. 2011. aastal ajakirjas Journal of the American Dental Association avaldatud uuring leidis, et häälsõnumi meeldetuletused tõid kaasa 8,2-protsendilise mitteilmumise määra võrreldes 17,7 protsendiga SMS-ide puhul lastehambakliinikus. Autorid märkisid siiski, et see tulemus on kontekstispetsiifiline ning tulemused võivad erineda teistes keskkondades.

Kulutõhususe osas: kui mitteilmumise tegelik maksumus on 207 eurot, siis 2000 eurot aastas maksev meeldetuletussüsteem, mis hoiab ära 15 vastamata jäänud vastuvõttu, jõuab tasuvuspunkti ja hakkab seejärel tooma puhast kokkuhoidu. Uuringud sedatsiooniga vastuvõtule ilmumise kohta leidsid samuti, et varasem mitteilmumise ajalugu oli üks tugevamaid mitteilmumise ennustajaid. See viitab sellele, et meeldetuletuse intensiivsus peaks olema patsiendi ajaloo põhjal astmeline, mitte ühetaoliselt rakendatud.

▶ Kas hambaravipraktikad saavad Euroopas patsientidelt vastamata jäänud vastuvõttude eest tasu võtta?

Õiguslik ja kultuuriline maastik on Euroopa turgudel väga erinev. Iirimaal kasutatakse deposiidisüsteeme üha enam suure väärtusega vastuvõttude jaoks, nagu implantaadid ja ortodontilised konsultatsioonid. Ühendkuningriigis keelavad Riikliku Tervishoiuteenistuse (NHS) lepingutingimused patsientidelt vastamata jäänud vastuvõttude eest tasu võtmise, mis tähendab, et finantsiline risk jääb täielikult praktikule ja tellijale. Saksamaal on regulatiivne keskkond vastamata jäänud vastuvõttude eest tasu võtmise osas nüansseeritum ning praktikad peaksid enne deposiidipoliitikate rakendamist konsulteerima juristiga. Kui deposiidid on lubatud, pakub tegeliku kulu arvutus ärilise põhjenduse: 50-eurone deposiit 207-eurose tegeliku maksumusega vastuvõtu puhul katab vaid osa kaotusest, kuid võib olla piisav patsiendi käitumise mõjutamiseks.

▶ Millised on GDPR-i nõuded hambapatsientidele vastuvõtu meeldetuletuste saatmiseks?

Isikuandmete kaitse üldmäärus reguleerib, kuidas patsiendi kontaktandmeid kasutatakse meeldetuletussuhtluses Euroopa Liidu liikmesriikides. Praktikad peaksid tagama, et nende meeldetuletuste töövood on dokumenteeritud kas õigustatud huvi või selgesõnalise nõusoleku alusel. Patsientidel peab olema selge võimalus meeldetuletussuhtlusest loobuda ilma, et see mõjutaks nende juurdepääsu ravile. Dokumenteeritud meeldetuletuse töövooge vaadatakse üha enam läbi osana Care Quality Commissioni inspektsioonidest Inglismaal ja samaväärsetes regulatiivsetes protsessides teistes Euroopa jurisdiktsioonides.

▶ Milliseid viit näitajat peaksid hambaravipraktika juhid mitteilmumiste haldamiseks igakuiselt jälgima?

Artikkel toob välja viis põhinäitajat. Esiteks, mitteilmumise määr tooli kohta: kokku vastamata jäänud vastuvõtud protsendina kõigist ajastatud vastuvõttudest, jaotatuna kirurgia kaupa. Teiseks, tegelik maksumus mitteilmumise kohta: arvutatakse igakuiselt nelja komponendi valemi alusel ja uuendatakse, kui püsi- või personalikulud muutuvad. Kolmandaks, aastane kokkupuude: tegelik maksumus mitteilmumise kohta korrutatuna prognoositavate aastaste vastamata jäänud vastuvõttudega. Neljandaks, meeldetuletuse saatmisest ilmumiseni konversioonimäär: nende patsientide osakaal, kes said meeldetuletuse ja ilmusid kohale, võrreldes nendega, kes ei ilmunud. Viiendaks, samal päeval täitmise määr: ootamatute lünkade osakaal, mis täideti edukalt lühikese etteteatamisega patsiendi poolt. Madal täitmise määr viitab, et praktika täitenimekiri on liiga väike, ebapiisavalt hooldatud või ei aktiveerita piisavalt kiiresti.

▶ Kuidas saavad ajastamise kohandused vähendada hambaravipraktika mitteilmumiste finantsmõju?

Artikkel kirjeldab kolme praktilist kohandust, mis lähtuvad mitteilmumise andmetest. Praktikad saavad rakendada konservatiivset ülebroneerimist kõrge riskiga aegadel, kuna varahommikused esmaspäevad ja hilised reedese pärastlõuna vastuvõtud näitavad järjepidevalt kõrgemaid mitteilmumise määrasid esmatasandi arstiabis. Lühikese nimekirja pidamine patsientidest, kes on valmis lühikese etteteatamisega kohale tulema, võimaldab vähemalt osaliselt ootamatu lünga täitmist. Vastuvõttude paigutamine kõrgeimate kinnitatud kohaloleku määradega – näiteks patsiendid, kellel on pikk kohaloleku ajalugu või kes on eelnevalt tasunud – päeva varasemasse ossa vähendab riski varajase mitteilmumise põhjustatud kaskaadse viivituse tekkeks.