Om Eslövs kommun

Eslövs kommun är en kommun med cirka 34 000 invånare i mellersta Skåne. Verksamheten inom vård och omsorg spänner över biståndshandläggning, hemsjukvård och socialtjänst, från utredningar om äldreomsorg till arbete med familjer och enskilda i behov av stöd.

Dokumentation är en central del av det arbetet. Handläggare, sjuksköterskor och socialarbetare skriver anteckningar för varje möte, varje besök, varje beslut. Det är nödvändigt. Det är också tidskrävande.

Eslövs var medvetna om det. När dokumentationen började ta flera timmar per dag och handläggare var frågan inte längre om något behövde göras, utan hur.

Problemet: dokumentationen tog tid och uppmärksamhet från de människor verksamheten finns till för

Inom myndighetsutövning kan en enda utredning löpa över många sidor. Handläggare behöver lyssna, svara, bedöma och skriva, ofta samtidigt. Inom hemsjukvården dokumenterade sjuksköterskor åtgärder mitt under besöket. Socialarbetare försökte anteckna medan de försökte vara närvarande i svåra samtal.

Den kognitiva belastningen var betydande. Och tiden som gick åt till dokumentation efter möten, på kvällar och mellan besök adderades snabbt.

En handläggare inom individ- och familjeomsorgen beskrev det så här:

"Man slipper ha flera bollar i luften samtidigt när man både ska vara närvarande i mötet, formulera sig rätt och journalföra. Istället kan fokus ligga där det behövs mest."

Kraven ökade dessutom. Ny socialtjänstlag, högre krav på rättssäkerhet och växande ärendemängder innebar att dokumentationskvaliteten spelade större roll än någonsin, även när tiden för den var densamma.

Lösningen: Eslövs introducerade Tandem i tre verksamheter

I december 2025 inledde Eslövs ett samarbete med Tandem Health och Tieto för att pilottesta AI-stödd dokumentation inom biståndshandläggning inom vård och omsorg samt hemsjukvården. I mars 2026 utvidgades piloten till individ- och familjeomsorgen.

Totalt deltog 22 medarbetare fördelade på de tre verksamheterna.

Tandem lyssnar under samtal och genererar ett utkast till dokumentation baserat på mallar anpassade för varje verksamhet och yrkesroll. Medarbetaren granskar, redigerar och godkänner utkastet innan det förs över till Lifecare, Eslövs verksamhetssystem. Ingenting hamnar i journalen utan medarbetarens godkännande. AI:n genererar ett förslag. Medarbetaren bestämmer vad som blir slutgiltigt.

Integrationen med Lifecare var central för hur piloten utformades. Medarbetarna kunde genomföra ett möte, granska ett utkast och ha en signerad anteckning i systemet utan att kopiera eller växla mellan verktyg. I slutet av piloten överfördes 71 procent av alla anteckningar direkt till Lifecare via integrationen.

Mallar togs fram för elva dokumentationstyper över de tre verksamheterna, från IBIC-utredningar och hemgångsteam-utredningar till journalanteckningar, genomförandeplaner och utredningar om våld i nära relation. De justerades löpande utifrån återkoppling under de första veckorna.

Resultaten: sparad tid, minskad stress och större närvaro i mötet

Siffran som sammanfattar piloten är 59 procent. Det är den genomsnittliga minskningen av dokumentationstid som medarbetare rapporterade över samtliga verksamheter. Tidsvinsten syntes redan 6 till 8 veckor efter första utbildningen. Inget krångel med inställningar. Bara ett verktyg som snabbt börjar ge tillbaka tid.

Inom myndighetsutövning är siffrorna ännu tydligare. Varje ärende tog i genomsnitt 88 minuter kortare tid med Tandem. Med två ärenden per dag motsvarar det ungefär tre timmar sparad tid per handläggare och dag, eller 500 till 1 000 timmar per person och år.

Inom hemsjukvården varierade resultaten mer. Rehab-personal, arbetsterapeuter och fysioterapeuter halverade sin dokumentationstid. Sjuksköterskor med längre anteckningar såg tydliga vinster. För personal med korta, rutinmässiga anteckningar var tidsbesparingen mer begränsad.

Men tid var inte det enda medarbetarna lade märke till.

Större närvaro i mötet

80 procent av deltagarna uppgav att de kunde fokusera bättre på mötet med brukaren eller klienten. Inom individ- och familjeomsorgen var siffran 100 procent. Medarbetarna beskrev att de kunde ha ögonkontakt, ställa följdfrågor och faktiskt lyssna, i stället för att anteckna.

"Jag upplever att personen jag pratar med vågar berätta mer än tidigare, då jag inte behöver anteckna samtidigt, vilket kan agera som ett störmoment."

— Handläggare, IFO

En arbetsterapeut beskrev hur hon använde den frigjorda tiden:

"Jag upplever att jag har mer tid över att lägga på mina behandlande åtgärder, söka upp och undersöka alternativ jag vill ge för mina patienter. Det går mindre tid åt att fundera över formuleringar och skriva anteckning."

— Arbetsterapeut, HSL

Bättre dokumentationskvalitet

90 procent av deltagarna litade på att Tandem fångade samtalet på ett bra sätt. Lika många uppgav att språkbruk och terminologi stämde överens med professionell standard. Medarbetarna lyfte särskilt värdet vid komplexa ärenden, tolksamtal och hembesök, situationer där det är extra viktigt att fånga detaljer korrekt.

Den enhetliga strukturen underlättade också ärendeöverlämningar. När alla anteckningar följer samma format tar det kortare tid att sätta sig in i en kollegas ärenden.

"Om alla hade använt sig av ett verktyg som detta hade vi alla skrivit liknande journaler, och därav mer lätt att kunna läsa och förstå om man behöver ta över ett ärende eller hoppa in vid behov."

— Arbetsterapeut, HSL

Minskad stress i vardagen

80 procent upplevde minskad stress. Lättnaden kom delvis av den sparade tiden, men också av tryggheten i att inget väsentligt försvann. Medarbetarna beskrev att de inte längre behövde oroa sig för att ha missat detaljer eller glömt formuleringar. Det spelar roll när ärendemängden är stor. Det spelar roll när anteckningen hamnar i en permanent journal. Och det spelar roll när det professionella ansvaret ligger hos dig, inte hos AI:n.

"Jag behöver inte oroa mig för att ha missat något i anteckningarna."

— Handläggare, IFO

Vad som fick implementeringen att fungera

Eslövs följde en strukturerad införandemodell i fem steg: förberedelser med identifiering av användare och mallar, en första utbildning för samtliga medarbetare, två veckors dagligt arbete med verktyget, en uppföljande utbildning med finjustering, och därefter fortsatt daglig användning med stöd vid behov.

Mallarbetet var avgörande. Varje verksamhet hade sina egna dokumentationsstandarder, sin terminologi och sina format. Att få dem rätt, och hålla dem uppdaterade baserat på återkoppling, krävde tid och engagemang under de första veckorna. De verksamheter som avsatte tid för återkoppling på mallarna tidigt upplevde snabbare förbättringar.

Praktiska anpassningar behövdes också. Inom hemsjukvården visade sig små mikrofoner som fästs på kläderna vara ett viktigt hjälpmedel för personal som dokumenterar under rörelse. I situationer där direktinspelning inte var lämplig valde medarbetare att i stället summera samtalet för Tandem efteråt för att ändå få ett automatiskt utkast.

Lärdomar inför en bredare utrullning

AI-utkast kräver alltid mänsklig granskning. Tandem genererar anteckningar utifrån vad som sagts under samtalet. Verktyget saknar kontext från tidigare i ärendet och kan missa nyanser eller placera information under fel rubrik. Medarbetare måste granska varje utkast innan det godkänns.

Nyttan varierar beroende på roll. Personal med korta, standardiserade anteckningar sparade mindre tid än de med längre och mer komplexa utredningar. Att anpassa utrullningen till rätt målgrupper spelar roll.

Språk och mallar tar tid att finjustera. Varje yrkesgrupp har sina etablerade formuleringar. Flera medarbetare beskrev att de regelbundet justerade ordval för att texten skulle kännas som deras egen. Att räkna med den anpassningsperioden är en del av ett lyckat införande.

Utbildning handlar om mer än att lära sig verktyget. En del medarbetare var mindre tekniskt vana. Andra kände motstånd inför förändring. Att hjälpa folk över den tröskeln kräver tålamod och direkt stöd, inte bara instruktioner.

Vad medarbetarna vill ha härnäst

90 procent av deltagarna såg mer potential i verktyget. De vanligaste önskemålen: möjlighet att lägga till egna mallar, anpassa språkbruk och välja detaljnivå beroende på ärendetyp.

En handläggare inom individ- och familjeomsorgen formulerade det så här:

"Jag skulle vilja ha en funktion där jag lägger in mina egna journalanteckningar och får Tandem att använda och härma mitt språkbruk och vilken information jag brukar ta med."

— Handläggare, IFO

En grund för det som kommer härnäst

Eslövs pilot visar att AI-stödd dokumentation fungerar inom socialtjänst och hemsjukvård, inte bara i kliniska miljöer. Resultaten är tydliga. Förutsättningarna för att lyckas är också tydliga: genomtänkta mallar, ordentlig utbildning, löpande anpassning och en integration som passar det befintliga systemet.

Det piloten bevisade, framför allt, är att när dokumentationen inte längre tar all uppmärksamhet får medarbetarna mer utrymme för den del av jobbet som inte kan automatiseras: att vara närvarande med de människor som behöver dem.

Och det förbättras över tid. Ju mer Tandem används, desto mer speglar utkasten hur medarbetarna faktiskt skriver.

—

Pilot genomförd december 2025 till april 2026. Utvärderingen baseras på enkätdata från 20 av 22 deltagare, användarstatistik från AI-assistenten samt kvalitativa intervjuer. Partners: Eslövs kommun, Tieto, Tandem Health.