KI-Dokumentationstools halten schneller Einzug in tierärztliche Praxen als die Rahmenwerke, die zu ihrer Bewertung entwickelt werden. Das Suchinteresse an tierärztlicher KI stieg zwischen 2024 und 2025 um mehr als 1.680 Prozent im Jahresvergleich. Eine Studie von Digitail und der American Animal Hospital Association ergab, dass fast 40 Prozent der Tierärzte bereits KI-Tools in ihrer Praxis einsetzen. Für Praxismanager stellt sich daher nicht mehr die Frage, ob sie sich mit diesen Tools auseinandersetzen sollten, sondern wie sie diese vor einer Verpflichtung gründlich bewerten können.

Diese Bewertung ist anspruchsvoller als eine herkömmliche Softwarebeschaffung. KI-Dokumentationstools betreffen gleichzeitig klinische Aufzeichnungen, Kundendaten, regulatorische Verpflichtungen und die Berufshaftung. Dieser Artikel beschreibt die wichtigsten Aspekte, die jeder Praxismanager prüfen sollte, bevor er einen Vertrag abschließt.

Was ein KI-Dokumentationstool im tierärztlichen Kontext tatsächlich leistet

Der Begriff „KI-Dokumentationstool“ umfasst eine breite Palette von Produkten mit sehr unterschiedlichen Funktionen. Am einfacheren Ende kann ein Tool hauptsächlich als Echtzeit-Transkription dienen und gesprochene Konsultationen in einen Textdatensatz umwandeln, den der Behandler anschließend bearbeitet. Am anderen Ende interpretiert ein KI-Assistent aktiv das Gesagte, strukturiert die Ausgabe in ein klinisches Notizformat (mit Trennung von Anamnese, Untersuchungsbefunden, Beurteilung und Plan) und kann klinische Codes vorschlagen oder Punkte zur Nachverfolgung markieren.

Die Unterscheidung ist aus mehreren Gründen wichtig. Ein passives Transkriptionstool hat weniger regulatorische Auswirkungen als eines, das klinische Inhalte interpretiert oder klinische Entscheidungen unterstützt. Der Veterinary Innovation Council weist darauf hin, dass Praxismanager und Behandler genau verstehen sollten, in welche Kategorie ein Produkt fällt, bevor sie dessen Risiken bewerten.

Ein Tool, das aus Umgebungsaudio eine strukturierte Notiz generiert, erfüllt eine grundlegend andere Aufgabe als eines, das lediglich ein Rohtranskript erstellt. Die daraus resultierenden Governance-Fragen unterscheiden sich entsprechend.

Praxismanager sollten sich auch bewusst sein, dass die Genauigkeit dieser Tools bei tierarztspezifischen Inhalten nicht garantiert ist. Der Veterinary Innovation Council empfiehlt ausdrücklich, Systeme mit spezies- und zustandsspezifischer Terminologie sowie pharmakologischer Nomenklatur vor dem Einsatz zu testen, statt sich auf Anbieter-Demonstrationen mit kuratierten Beispielen zu verlassen. Ein Kaufratgeber von VetGeni aus dem Jahr 2026 empfiehlt Tests mit komplexen Mehrfachproblem-Fällen statt einfachen Wellness-Besuchen, um zu prüfen, wie das Tool mit Mehrdeutigkeiten umgeht.

Wo werden Konsultationsdaten verarbeitet und gespeichert?

Datenhaltung bezieht sich auf den physischen und rechtlichen Standort, an dem Daten verarbeitet und gespeichert werden. In diesem Kontext betrifft das Audioaufnahmen von Konsultationen, Transkripte und die daraus generierten klinischen Notizen. Für europäische Praxen ist dies keine technische, sondern eine Compliance-Frage.

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten von EU-Bürgern in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Verordnung verarbeitet werden, unabhängig davon, wo der Anbieter seinen Hauptsitz hat. Wenn ein Anbieter Audio- oder Textdaten über Server außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums leitet, beispielsweise in die Vereinigten Staaten, muss diese Übertragung durch einen geeigneten Rechtsmechanismus wie Standardvertragsklauseln geregelt sein. Einige EU-Mitgliedstaaten erlegen zusätzlich zur DSGVO weitere nationale Datenschutzanforderungen auf, die sich darauf auswirken können, welche Übertragungsmechanismen akzeptabel sind.

Praxismanager sollten Anbieter gezielt fragen:

• Ob Audioaufnahmen auf dem Gerät, innerhalb der EU oder auf Servern in Drittländern verarbeitet werden

• Welcher Rechtsmechanismus internationale Datenübertragungen regelt

• Ob der Anbieter eine Dokumentation bereitstellen kann, die den Standort der gesamten Verarbeitungsinfrastruktur bestätigt

Das Regulierungs-Whitepaper der AAVSB von 2025 zur KI in der Tiermedizin identifiziert Datenspeicherung und Vertraulichkeit als zentrale regulatorische Bedenken. Lizenzinhaber müssen den Datenschutz von Kundendaten aktiv schützen. Diese Verpflichtung kann nicht einfach an einen Anbieter delegiert werden.

DSGVO und Datenschutzverpflichtungen speziell für die tierärztliche Praxis

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass die DSGVO nicht für tierärztliche Aufzeichnungen gilt, weil sie Tiere und nicht menschliche Patienten betreffen. In der Praxis enthalten tierärztliche Konsultationsaufzeichnungen routinemäßig personenbezogene Kundendaten, darunter Namen, Kontaktdaten, Adressinformationen und Zahlungsaufzeichnungen. Die DSGVO gilt für all dies.

Vor dem Einsatz eines KI-Dokumentationstools müssen Praxen:

• Die Rechtsgrundlage identifizieren für die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten durch das Tool. In den meisten Fällen ist dies die Erfüllung eines Vertrags (der Tierarztdienstleistungsvertrag mit dem Kunden) oder berechtigte Interessen. Praxen sollten dies explizit bewerten und dokumentieren.

• Einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter abschließen. Wenn ein Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag der Praxis verarbeitet, handelt er gemäß DSGVO als Auftragsverarbeiter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist gesetzlich vorgeschrieben, keine optionale Formalität. Er sollte festlegen, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck, wie lange sie aufbewahrt werden und was bei Vertragsbeendigung damit geschieht.

• Nicht von Compliance ausgehen, nur weil ein Anbieter das Produkt als „DSGVO-konform“ vermarktet. Wie das AAVSB-Whitepaper feststellt, bleibt die Verantwortung für die Compliance bei der Praxis, nicht beim Anbieter.

Praxen sollten auch prüfen, ob ihre bestehende Datenschutzerklärung die Nutzung von KI-Tools zur Verarbeitung von Kundendaten angemessen beschreibt. Falls nicht, ist vor dem Einsatz eine Aktualisierung erforderlich.

Wie die Kundeneinwilligung gehandhabt werden sollte, wenn KI während einer Konsultation aktiv ist

Die Frage, was Kunden mitgeteilt werden sollte, bevor ein KI-Dokumentationstool während einer Konsultation verwendet wird, umfasst sowohl rechtliche als auch praktische Aspekte. Gemäß DSGVO ist Transparenz ein Kernprinzip: Personen, deren Daten verarbeitet werden, sollten darüber informiert werden, zu welchem Zweck und wer beteiligt ist. Praxen erfüllen diese Verpflichtung in der Regel durch eine Datenschutzerklärung und nicht durch Einholung einer ausdrücklichen Einwilligung für jede Konsultation.

Transparenz und Einwilligung sind unterschiedliche Konzepte. Die AAVSB-Leitlinie empfiehlt, dass Praxen gegebenenfalls eine informierte Einwilligung einholen und vollständige Transparenz bezüglich der KI-Nutzung wahren. In der Praxis bedeutet dies:

• Kunden darüber informieren, dass während der Konsultation ein KI-Tool aktiv ist – entweder mündlich zu Beginn des Termins oder durch einen Hinweis im Wartebereich oder auf einem Einwilligungsformular

• Kunden eine klare und einfache Möglichkeit bieten, sich abzumelden, wenn sie nicht möchten, dass ihre Konsultation durch das Tool verarbeitet wird

• Den gewählten Ansatz der Praxis in ihrer Datenschutzrichtlinie dokumentieren, damit die Entscheidung nachvollziehbar ist

Ob eine mündliche Mitteilung ausreicht oder eine schriftliche Einwilligung vorzuziehen ist, hängt von der Art der verarbeiteten Daten, der Sensibilität der Konsultation und spezifischen Anforderungen nach nationalem Recht ab. Praxen, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind oder besonders sensible Fälle behandeln, sollten rechtlichen Rat zu ihrer spezifischen Situation einholen. Der Ansatz sollte bewusst und dokumentiert sein, nicht improvisiert.

Kompatibilität mit Ihrem bestehenden Praxisverwaltungssystem

Ein KI-Dokumentationstool, das sich nicht zuverlässig mit der bestehenden Praxisverwaltungssoftware verbinden lässt, schafft mehr Verwaltungsaufwand statt weniger. Bevor sie ein Produkt bewerten, sollten Praxismanager ein klares Bild ihrer aktuellen Praxisverwaltungssystem-Umgebung und der tatsächlichen Integrationsanforderungen erstellen.

Wichtige Fragen an Anbieter sind:

• Mit welchen Praxisverwaltungssystemen lässt sich das Tool nativ integrieren, und was bedeutet „Integration“ in der Praxis: eine direkte API-Verbindung, einen Copy-Paste-Workflow oder etwas dazwischen?

• Erzeugt das Tool strukturierte Datenausgaben (wie klinische Codes) in einem Format, das das bestehende System aufnehmen kann, oder generiert es Freitext-Notizen, die eine manuelle Neueingabe erfordern?

• Was passiert mit Daten, die im KI-Tool generiert wurden, wenn die Integration fehlschlägt oder der Vertrag endet?

Eine 2025 im Journal of the American Veterinary Medical Association veröffentlichte Übersicht stellte fest, dass die Verfügbarkeit genauer Daten in Form kuratierter medizinischer Aufzeichnungen ein wesentlicher limitierender Faktor für die KI-Implementierung in der tierärztlichen Praxis ist. Dies wirkt in beide Richtungen: Schlechte Datenqualität begrenzt, was KI-Tools leisten können. KI-Tools, die sich nicht sauber in bestehende Systeme integrieren lassen, riskieren eine Verschlechterung der Qualität der Aufzeichnungen, die sie eigentlich verbessern sollen.

Datenstandardisierung ist ein verwandtes Anliegen. Forschung zur Vertebrate Breed Ontology zeigt, dass begrenzte universelle Datenstandards in der Tiermedizin weiterhin die Interoperabilität behindern. Praxismanager sollten fragen, ob die Ausgaben des Tools so strukturiert sind, dass sie die langfristige Datennutzbarkeit unterstützen, nicht nur die unmittelbare Notizerstellung.

Medizinprodukt-Klassifizierung: Ist das Tool reguliert, und sollte es das sein?

In der Europäischen Union gilt die EU-MDR (Medizinprodukteverordnung) für Software, die für einen medizinischen Zweck bestimmt ist, einschließlich Software, die klinische Entscheidungsfindung unterstützt. KI-Tools, die über die Transkription hinausgehen und klinische Inhalte interpretieren, Diagnosen vorschlagen oder abnormale Befunde markieren, können in den Anwendungsbereich der EU-MDR fallen – abhängig von ihrem beabsichtigten Zweck und davon, wie Anbieter sie vermarkten.

Die American Association of Veterinary State Boards (AAVSB) stellt fest, dass eine behördliche Vorabgenehmigung für tierärztliche KI-Tools selten ist und dass viele häufig verwendete Produkte nicht der gleichen regulatorischen Prüfung unterliegen wie medizinische Geräte für Menschen. Das gleiche Muster gilt im EU-Kontext: Das Fehlen einer EU-MDR-Klassifizierung bedeutet nicht zwangsläufig, dass ein Produkt ausgenommen ist. Es kann einfach bedeuten, dass die Frage nicht formell behandelt wurde.

Praxismanager sollten Anbieter direkt fragen:

• Wurde das Produkt für eine EU-MDR-Klassifizierung in der EU bewertet?

• Wenn es als Medizinprodukt klassifiziert wurde: Welche Konformitätsnachweise existieren und wo ist die CE-Kennzeichnungsdokumentation?

• Wenn es bewertet und als außerhalb des Anwendungsbereichs bestimmt wurde: Auf welcher Grundlage wurde diese Entscheidung getroffen?

Ein 2026 peer-reviewtes Audit in Frontiers in Veterinary Science fand weit verbreitete Lücken in der Transparenz und Validierungsoffenlegung bei kommerziellen tierärztlichen KI-Anbietern, unter Verwendung einer 25-Punkte-Scorecard, die aus etablierten regulatorischen Rahmenwerken adaptiert wurde. Praxismanager sollten nicht davon ausgehen, dass Anbieter diese Analyse durchgeführt haben. Sie sollten gezielt Nachweise einfordern.

Datensicherheit: Welche Zertifizierungen und Kontrollen sollten Sie von einem Anbieter erwarten?

Datensicherheit gehört zu den größten Bedenken von Tierärzten, die eine KI-Einführung in Betracht ziehen. Eine von CompanAIn zitierte Umfrage ergab, dass 53,9 Prozent der Tierärzte Datensicherheit und Datenschutz als erhebliches Anliegen bei der Bewertung von KI-Tools nennen. Die Anforderung der Sicherheitsdokumentation eines Anbieters ist ein routinemäßiger und angemessener Schritt in jedem Beschaffungsprozess.

Ein seriöser KI-Dokumentationsanbieter sollte in der Lage sein, Nachweise zu erbringen für:

• ISO 27001-Zertifizierung, den international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme

• Verschlüsselungsstandards für Daten sowohl während der Übertragung (zwischen der Praxis und den Servern des Anbieters) als auch im Ruhezustand (wo Daten gespeichert werden)

• Zugriffskontrollen, die festlegen, wer innerhalb der Anbieterorganisation auf Praxisdaten zugreifen kann und unter welchen Bedingungen

• Verfahren zur Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen, die der 72-Stunden-Benachrichtigungspflicht der DSGVO an die zuständige Aufsichtsbehörde entsprechen

• Penetrationstestergebnisse oder Sicherheitsprüfungsberichte von Dritten

Praxen sollten auch fragen, ob der Anbieter Kundendaten verwendet, um seine KI-Modelle zu trainieren oder zu verbessern, und wenn ja, ob Kunden und Praxen das Recht haben, sich von dieser Nutzung abzumelden. Dies ist ebenso eine Datenschutz- wie eine Sicherheitsfrage. Die Antwort sollte im Auftragsverarbeitungsvertrag klar geregelt sein.

Anforderungen an die Mitarbeiterschulung und Realitäten der Einführung

Die Umfragedaten von CompanAIn zeigen, dass 42,9 Prozent der Tierärzte ein Schulungsdefizit als Hindernis für die KI-Einführung sehen. Dies spiegelt eine reale Implementierungsherausforderung wider: Selbst gut konzipierte Tools erfordern Zeit und strukturierte Unterstützung, bevor sie in klinische Arbeitsabläufe eingebettet werden.

Praxismanager sollten realistische Erwartungen an die Einarbeitungsphase setzen. Die am stärksten von einem KI-Dokumentationstool betroffenen Mitarbeiterrollen sind:

• Tierärzte und Tierärztinnen, die verstehen müssen, wie sie während Konsultationen mit dem Tool interagieren, wie sie generierte Notizen überprüfen und bearbeiten und wie sie Fehler in der KI-Ausgabe erkennen

• Tiermedizinische Fachangestellte, die möglicherweise in Dokumentationsworkflows involviert sind und verstehen müssen, was das Tool erfasst und was nicht

• Empfangsmitarbeiter und Verwaltungspersonal, die möglicherweise die Kommunikation mit Kunden über die Nutzung des Tools übernehmen müssen

Ein im Journal of the American Veterinary Medical Association veröffentlichtes Framework identifiziert Mitarbeiterschulung als kritische Komponente einer sicheren KI-Einführung, neben Workflow-Integration und Leistungsüberwachung. Praxismanager sollten Anbieter fragen, welche Onboarding-Unterstützung im Vertrag enthalten ist, insbesondere ob Schulungen vom Anbieter bereitgestellt oder als selbstgesteuert erwartet werden und ob fortlaufende Unterstützung bei Mitarbeiterwechsel verfügbar ist.

Die UC Davis School of Veterinary Medicine bietet ein nützliches Modell für strukturierte Bewertung: Als sie Ende 2025 eine KI-Assistentenplattform einführte, bildete sie eine formelle Task Force, um deren Nutzung über mehrere Monate zu bewerten. Kleinere Praxen haben möglicherweise nicht die gleichen Ressourcen, aber eine definierte Pilotphase mit klaren Bewertungskriterien ist ein angemessenes Äquivalent.

Genauigkeit, klinische Aufsicht und wer für die endgültige Notiz verantwortlich ist

Die Governance-Frage, die in frühen KI-Einführungsdiskussionen am häufigsten übersehen wird, ist auch die folgenreichste: Wer ist für die Genauigkeit einer KI-generierten klinischen Notiz verantwortlich?

Die Antwort ist eindeutig. Wie Veterinary Business Advisors feststellt, bleibt der Tierarzt verantwortlich für die Überprüfung, Bearbeitung und Freigabe aller Dokumentation, bevor sie finalisiert wird, und für die darin enthaltenen Diagnosen und Behandlungspläne. Das AAVSB-Whitepaper bekräftigt dies: Lizenzinhaber müssen die Risiken und Grenzen der KI verstehen, um den Standard der Patientenversorgung zu gewährleisten. Die Verantwortung bleibt beim Behandler, unabhängig davon, wie die Notiz generiert wurde.

Dies hat praktische Auswirkungen auf die Strukturierung der Arbeitsabläufe:

• Ein klarer Überprüfungs- und Freigabeschritt sollte in den Dokumentationsprozess eingebaut werden, bevor eine KI-generierte Notiz Teil der offiziellen Aufzeichnung wird

• Behandler sollten KI-generierte Notizen als Entwurf betrachten, der eine Überprüfung erfordert, nicht als fertiges Produkt, das nur noch unterschrieben werden muss

• Das Risiko der Automatisierungsverzerrung, bei dem Behandler automatisierten Ausgaben ohne angemessene Prüfung zu sehr vertrauen, sollte in der Schulung explizit angesprochen werden

Der Veterinary Innovation Council stellt fest, dass die meisten KI-Produkte keine unabhängige wissenschaftliche Bewertung haben und dass Diskrepanzen zwischen Werbeversprechen und realer Leistung häufig sind. Das bedeutet nicht, dass die Tools wertlos sind, aber es bedeutet, dass klinische Aufsicht keine Formalität ist. Sie ist der Mechanismus, durch den Fehler erkannt werden, bevor sie die Patientenversorgung beeinträchtigen oder rechtliche Risiken schaffen.

Schlechte Dokumentation birgt eigene Risiken. Wie Veterinary Business Advisors feststellt, können entscheidende Details übersehen werden, wenn Tierärzte sich auf ihr Gedächtnis oder unvollständige Notizen verlassen, was die fortlaufende Versorgung beeinträchtigt und rechtliche Risiken schafft. KI-Tools können dieses Risiko verringern, aber nur, wenn die von ihnen generierten Notizen überprüft und nicht unkritisch übernommen werden.

Fragen, die Sie einem Anbieter vor Vertragsunterzeichnung stellen sollten

Die folgenden Fragen stellen das Minimum dar, das ein Praxismanager jedem KI-Dokumentationsanbieter während der Bewertung stellen sollte.

Datenhandhabung und Speicherung

• Wo werden Konsultationsdaten verarbeitet und gespeichert: auf dem Gerät, innerhalb der EU oder in Drittländern?

• Welcher Rechtsmechanismus regelt internationale Datenübertragungen?

• Werden Kunden- oder Praxisdaten verwendet, um das KI-Modell zu trainieren oder zu verbessern, und kann dies abgelehnt werden?

• Wie lange ist die Datenaufbewahrungsfrist, und was passiert mit den Daten, wenn der Vertrag endet?

Sicherheit

• Verfügt der Anbieter über eine ISO 27001-Zertifizierung, und kann eine entsprechende Dokumentation bereitgestellt werden?

• Welche Verschlüsselungsstandards gelten für Daten während der Übertragung und im Ruhezustand?

• Welche Verfahren zur Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen hat der Anbieter?

Integration

• Mit welchen Praxisverwaltungssystemen lässt sich das Tool nativ integrieren?

• Welches Format haben strukturierte Ausgaben, und sind sie mit dem bestehenden System der Praxis kompatibel?

• Was passiert mit Daten, die im Tool generiert wurden, wenn die Integration fehlschlägt?

Regulatorischer Status

• Wurde das Produkt für eine EU-MDR-Klassifizierung in der EU bewertet? Was war das Ergebnis und die Grundlage dafür?

• Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar, und was deckt er ab?

Schulung und Support

• Welches Onboarding ist im Vertrag enthalten?

• Ist fortlaufender Support verfügbar, und zu welchen Kosten?

Vertragsbedingungen

• Welchen Zugang zu Audit-Trails hat die Praxis zu ihren eigenen Daten?

• Welche Bedingungen gelten für die Datenlöschung bei Vertragsbeendigung?

• Welche Haftung übernimmt der Anbieter, wenn das Tool eine ungenaue klinische Notiz generiert?

Eine überlegte Einführung ist eine sichere Einführung

Der Druck, KI-Dokumentationstools schnell einzuführen, ist real. Verwaltungsaufwand bleibt ein erhebliches Anliegen in der tierärztlichen Praxis. Die Argumente für Tools, die den Dokumentationsaufwand verringern, sind gut nachvollziehbar. Die Geschwindigkeit des Marktes verringert jedoch nicht die Komplexität der Bewertung.

Ein strukturierter Due-Diligence-Prozess, der Datenhaltung in der EU, DSGVO-Compliance, Kundentransparenz, Integration des Praxisverwaltungssystems, regulatorische Klassifizierung, Sicherheitsstandards, Mitarbeiterschulung und klinische Aufsicht abdeckt, schützt die Praxis, ihre Kunden und die Behandler, die das Tool täglich nutzen werden. Er versetzt Praxismanager zudem in eine stärkere Verhandlungsposition gegenüber Anbietern und bietet eine dokumentierte Grundlage für die getroffenen Entscheidungen.

Die AAVSB bringt es auf den Punkt: Da KI in der Tiermedizin immer weiter verbreitet wird, wächst der Bedarf an klaren Leitlinien für eine verantwortungsvolle Nutzung. Die Verantwortung für diese verantwortungsvolle Nutzung liegt bei der Praxis, nicht bei der Plattform. Die Behandlung der Anbieter-Due-Diligence als Investition in langfristiges Vertrauen ist der Ansatz, der am ehesten zu einer erfolgreichen Einführung führt.

Häufig gestellte Fragen

▶ Was leistet ein KI-Dokumentationstool tatsächlich in einer tierärztlichen Praxis?

KI-Dokumentationstools reichen von einfachen Echtzeit-Transkriptionsdiensten, die gesprochene Konsultationen in Text umwandeln, den ein Behandler dann bearbeitet, bis hin zu anspruchsvolleren KI-Assistenten, die das Gesagte interpretieren, die Ausgabe in eine klinische Notiz strukturieren und möglicherweise klinische Codes vorschlagen oder Nachverfolgungspunkte markieren. Die Unterscheidung ist wichtig, weil ein Tool, das aus Umgebungsaudio eine strukturierte Notiz generiert, andere regulatorische und Governance-Auswirkungen hat als eines, das lediglich ein Rohtranskript erstellt. Praxismanager sollten genau feststellen, in welche Kategorie ein Produkt fällt, bevor sie dessen Risiken bewerten.

▶ Gilt die DSGVO für tierärztliche Praxen, die KI-Dokumentationstools verwenden?

Ja. Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass die DSGVO nicht für tierärztliche Aufzeichnungen gilt, weil sie Tiere und nicht menschliche Patienten betreffen. In der Praxis enthalten tierärztliche Konsultationsaufzeichnungen routinemäßig personenbezogene Kundendaten, darunter Namen, Kontaktdaten, Adressinformationen und Zahlungsaufzeichnungen. Die DSGVO gilt für all dies. Praxen müssen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten durch ein KI-Tool identifizieren, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen und sicherstellen, dass ihre bestehende Datenschutzerklärung die Nutzung von KI-Tools zur Verarbeitung von Kundendaten beschreibt. Die Verantwortung für die Compliance bleibt bei der Praxis, nicht beim Anbieter.

▶ Wo sollten Konsultationsdaten verarbeitet und gespeichert werden, und warum ist das wichtig?

Datenhaltung bezieht sich auf den physischen und rechtlichen Standort, an dem Daten verarbeitet und gespeichert werden. Für europäische Praxen ist dies eine Compliance-Frage, kein technisches Detail. Gemäß DSGVO muss, wenn ein Anbieter Audio- oder Textdaten über Server außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums leitet, diese Übertragung durch einen geeigneten Rechtsmechanismus wie Standardvertragsklauseln geregelt sein. Praxismanager sollten Anbieter fragen, ob Audio auf dem Gerät, innerhalb der EU oder auf Servern in Drittländern verarbeitet wird, und eine Dokumentation anfordern, die den Standort der gesamten Verarbeitungsinfrastruktur bestätigt.

▶ Was sollten Praxen Kunden mitteilen, wenn ein KI-Tool während einer Konsultation aktiv ist?

Transparenz ist ein Kernprinzip der DSGVO. Praxen sollten Kunden informieren, dass während der Konsultation ein KI-Tool aktiv ist – entweder mündlich zu Beginn des Termins oder durch einen Hinweis im Wartebereich oder auf einem Einwilligungsformular. Kunden sollten außerdem eine klare und einfache Möglichkeit haben, sich abzumelden, wenn sie nicht möchten, dass ihre Konsultation durch das Tool verarbeitet wird. Der Ansatz sollte bewusst und in der Datenschutzrichtlinie der Praxis dokumentiert sein, nicht improvisiert. Ob eine mündliche Mitteilung ausreicht oder eine schriftliche Einwilligung vorzuziehen ist, hängt von der Art der Daten und spezifischen nationalen Rechtsanforderungen ab.

▶ Wie sollten Praxismanager bewerten, ob ein KI-Tool sich in ihre bestehende Praxisverwaltungssoftware integrieren lässt?

Praxismanager sollten ein klares Bild ihrer aktuellen Praxisverwaltungssystem-Umgebung erstellen, bevor sie ein Produkt bewerten. Wichtige Fragen an Anbieter sind, mit welchen Praxisverwaltungssystemen sich das Tool nativ integrieren lässt, was „Integration“ in der Praxis bedeutet (eine direkte API-Verbindung, ein Copy-Paste-Workflow oder etwas dazwischen) und ob das Tool strukturierte Datenausgaben in einem Format erzeugt, das das bestehende System aufnehmen kann. Praxen sollten auch fragen, was mit Daten passiert, die im KI-Tool generiert wurden, wenn die Integration fehlschlägt oder der Vertrag endet.

▶ Könnte ein KI-Dokumentationstool nach EU-Recht als Medizinprodukt klassifiziert werden?

Möglicherweise. Gemäß der EU-MDR kann Software, die für einen medizinischen Zweck bestimmt ist, einschließlich Software, die klinische Entscheidungsfindung unterstützt, in deren Anwendungsbereich fallen. KI-Tools, die über die Transkription hinausgehen und klinische Inhalte interpretieren, Diagnosen vorschlagen oder abnormale Befunde markieren, können eine Klassifizierung erfordern – abhängig von ihrem beabsichtigten Zweck und davon, wie Anbieter sie vermarkten. Das Fehlen einer Klassifizierung bedeutet nicht, dass ein Produkt ausgenommen ist. Praxismanager sollten Anbieter fragen, ob das Produkt für eine EU-MDR-Klassifizierung bewertet wurde und, falls ja, was das Ergebnis war und auf welcher Grundlage diese Entscheidung getroffen wurde.

▶ Welche Sicherheitszertifizierungen und Kontrollen sollte ein seriöser KI-Dokumentationsanbieter bereitstellen?

Ein seriöser Anbieter sollte in der Lage sein, Nachweise für eine ISO 27001-Zertifizierung (den international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme), Verschlüsselungsstandards für Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand, Zugriffskontrollen, die festlegen, wer innerhalb der Anbieterorganisation auf Praxisdaten zugreifen kann, Verfahren zur Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen, die der 72-Stunden-Benachrichtigungspflicht der DSGVO entsprechen, sowie Penetrationstestergebnisse oder Sicherheitsprüfungsberichte von Dritten zu erbringen. Praxen sollten auch fragen, ob der Anbieter Kundendaten verwendet, um seine KI-Modelle zu trainieren oder zu verbessern, und ob Praxen und Kunden das Recht haben, sich von dieser Nutzung abzumelden.

▶ Wer ist für die Genauigkeit einer KI-generierten klinischen Notiz verantwortlich?

Der Tierarzt bleibt verantwortlich für die Überprüfung, Bearbeitung und Freigabe aller Dokumentation, bevor sie finalisiert wird, sowie für die darin enthaltenen Diagnosen und Behandlungspläne. Die American Association of Veterinary State Boards bestätigt, dass die Verantwortung beim Behandler bleibt, unabhängig davon, wie die Notiz generiert wurde. Behandler sollten KI-generierte Notizen als Entwurf betrachten, der eine Überprüfung erfordert, nicht als fertiges Produkt, das nur noch unterschrieben werden muss. Praxen sollten auch das Risiko der Automatisierungsverzerrung, bei dem Behandler automatisierten Ausgaben ohne angemessene Prüfung zu sehr vertrauen, explizit in der Mitarbeiterschulung ansprechen.

▶ Welche Schulung benötigen Mitarbeiter, bevor eine Praxis ein KI-Dokumentationstool einsetzt?

Umfragedaten zeigen, dass 42,9 Prozent der Tierärzte ein Schulungsdefizit als Hindernis für die KI-Einführung sehen. Tierärzte und Tierärztinnen müssen verstehen, wie sie während Konsultationen mit dem Tool interagieren, wie sie generierte Notizen überprüfen und bearbeiten und wie sie Fehler in der KI-Ausgabe erkennen. Tiermedizinische Fachangestellte, die in Dokumentationsworkflows eingebunden sind, müssen wissen, was das Tool erfasst und was nicht. Empfangsmitarbeiter und Verwaltungspersonal müssen gegebenenfalls die Kommunikation mit Kunden über die Nutzung des Tools übernehmen. Praxismanager sollten Anbieter fragen, welche Onboarding-Unterstützung im Vertrag enthalten ist und ob fortlaufender Support bei Personalwechsel verfügbar ist.

▶ Wie sollten Praxismanager ein KI-Dokumentationstool testen, bevor sie sich dazu verpflichten?

Der Veterinary Innovation Council empfiehlt, Systeme mit spezies- und zustandsspezifischer Terminologie sowie pharmakologischer Nomenklatur vor dem Einsatz zu testen, statt sich auf Anbieter-Demonstrationen mit kuratierten Beispielen zu verlassen. Ein Kaufratgeber aus dem Jahr 2026 empfiehlt Tests mit komplexen Mehrfachproblem-Fällen statt einfachen Wellness-Besuchen, um zu prüfen, wie das Tool mit Mehrdeutigkeiten umgeht. Eine definierte Pilotphase mit klaren Bewertungskriterien ist ein angemessener Ansatz für die meisten Praxen. Die UC Davis School of Veterinary Medicine bildete, als sie Ende 2025 eine KI-Assistentenplattform einführte, eine formelle Task Force, um deren Nutzung über mehrere Monate zu bewerten.