Farsund est l'une des nombreuses municipalités norvégiennes confrontées à une demande croissante de services de santé et de soins. La population change, de plus en plus de résidents ont besoin d'un suivi à long terme et il est devenu plus difficile de recruter suffisamment de personnel qualifié. Il est donc important de trouver des outils qui aident les employés à bien utiliser leur temps et à maintenir un traitement des dossiers de haute qualité.

En 2025, Farsund a mené un projet pilote de six semaines sur un outil de synthèse vocale en collaboration avec Omilon et Tandem Health. L'objectif était de voir si l'IA pouvait aider le personnel à documenter les conversations plus rapidement, à réduire les retards et à créer une journée de travail plus gérable. Vingt employés de trois départements ont participé et ont enregistré plus de 400 conversations. Les résultats ont attiré l'attention nationale, la NRK soulignant le projet pilote comme un exemple de la manière dont les municipalités peuvent libérer du temps dans les services de première ligne.

→ Le rapport complet du projet pilote, incluant toutes les données et les calculs financiers, est disponible ici.

Le défi : les retards de documentation épuisent la concentration et ralentissent les soins

Les services municipaux de santé et de soins dépendent d'une documentation précise et rapide. À Farsund, ce travail était difficile à accomplir pendant la journée car les employés passaient de deux à dix conversations, visites à domicile, appels téléphoniques et tâches de suivi. La documentation se faisait souvent en plusieurs étapes et était reportée au soir, au lendemain, ou parfois un à trois jours plus tard.

Ce retard a réduit la qualité et augmenté le stress. Le personnel a déclaré que les détails étaient facilement oubliés, que la rédaction des évaluations prenait de 30 minutes à plusieurs heures et que le retard accumulé affectait leur capacité à rester concentrés lors de la réunion suivante. Certains ont noté qu'ils sautaient entièrement les notes lorsque trop de temps s'était écoulé. D'autres ont déclaré que la tâche devenait plus difficile plus elle était retardée.

Ces conditions ont créé le même défi dans les trois départements participants : la documentation prenait trop de temps, était difficile à terminer à temps et imposait une charge mentale élevée aux employés gérant déjà de nombreux dossiers en parallèle.

La solution : donner aux soignants une longueur d'avance sur chaque note

Farsund a introduit l'assistant médical IA de Tandem comme outil de soutien pour documenter les conversations dans le travail municipal quotidien. Tandem écoutait en arrière-plan, transcrivait le dialogue et produisait un projet structuré que l'employé révisait et approuvait.

Cela a donné aux employés un point de départ plus clair et a réduit le besoin de notes manuscrites, de résumés de suivi et de routines de documentation en plusieurs étapes. La plupart des notes pouvaient être complétées immédiatement après la réunion au lieu d'être reportées à la fin de la journée ou au lendemain.

Les trois départements ont adapté les modèles à leur propre pratique, ont partagé des exemples entre eux et ont ajusté la configuration au fur et à mesure qu'ils apprenaient ce qui fonctionnait le mieux. L'outil n'a pas modifié les responsabilités professionnelles, mais il a aidé le personnel à gérer le volume et les détails des conversations quotidiennes. Fait encourageant, chaque participant a choisi de continuer à utiliser l'assistant médical IA après le projet pilote.

Les résultats : des notes plus rapides, moins de tension et plus de clarté dans les rencontres avec les patients

Le projet pilote a montré que l'assistant médical IA de Tandem a amélioré à la fois le flux de travail et la qualité de la documentation dans les trois départements. Le personnel terminait ses notes plus tôt dans la journée, accumulait moins de retard entre les réunions et décrivait un sentiment de présence plus net dans les conversations. Les équipes ont également rapporté que les projets étaient plus complets et cohérents, ce que a facilité le travail de suivi.

Les résultats ont donné à Farsund une base claire pour étendre Tandem à davantage d'équipes et poursuivre son déploiement dans l'ensemble du service :

• Plus de 80 % de réduction du temps de documentation quotidien dans les services de santé mentale et de l'enfance et de la jeunesse, passant de 60 minutes à 10 minutes par employé.

• 51 % plus rapide pour la documentation des dossiers dans l'unité d'administration et de réadaptation, réduisant le temps par dossier de 92 minutes à 45 minutes.

• Environ 2 400 heures libérées par an, ce qui équivaut à près de deux postes à plein temps dans les départements participants.

• Une valeur économique annuelle d'environ 1,08 million de NOK, calculée sur la base du modèle standard de la municipalité de 1 695 heures de travail nettes et d'un coût horaire moyen de 332 NOK plus les cotisations de retraite et sociales.

• Une charge mentale plus faible et une plus grande capacité à suivre le dialogue avec les patients.

• Une documentation plus complète et cohérente car les projets conservaient les détails clés et une structure claire.

• Adoption complète par tous les utilisateurs pilotes, avec plus de 400 conversations enregistrées et chaque participant demandant à continuer.

« C'est un soulagement de savoir que le compte rendu médical est terminé lorsque je passe au suivant »


— médecin généraliste et participant pilote à Farsund

Du projet pilote à la pratique quotidienne

Farsund a mené un projet pilote de 6 semaines dans 3 départements avec 20 employés qui ont enregistré plus de 400 conversations. L'objectif était simple. Tester l'outil en situation de travail réelle et voir s'il fait une différence. À la fin, chaque personne interrogée a déclaré vouloir continuer à l'utiliser.

« Pour moi, il est difficile d'imaginer revenir à tout taper moi-même. Cela me donne le temps et la tranquillité d'esprit nécessaires pour être plus présent dans la conversation. » 



—médecin généraliste et participant pilote à Farsund

Le projet pilote a montré ce qui peut arriver lorsque la technologie rencontre une équipe prête à la façonner. Farsund a déjà doublé le nombre de personnes utilisant Tandem et teste l'assistant médical IA dans de nouvelles parties du service. L'objectif est simple : continuer l'expansion là où cela fonctionne et apprendre de chaque étape. À mesure que de plus en plus d'équipes l'adoptent, la municipalité voit une occasion de libérer encore plus de temps et de renforcer la qualité des soins quotidiens.