À propos d'Oma Häme

Oma Häme est un service de bien-être finlandais qui assure les services sociaux et de santé publics de 170 000 habitants, avec plus de 6 000 collaborateurs. Née du regroupement de plusieurs communes, l'organisation a adopté dès le départ une approche pragmatique du numérique, portée par les professionnels de terrain.

Le défi : une documentation qui absorbait des heures chaque jour

Fin 2024, l'organisation finlandaise chargée des affaires sociales et de la santé a publié une enquête montrant que les médecins, infirmiers et travailleurs sociaux consacraient jusqu'à trois heures et quinze minutes par jour à la documentation. À Oma Häme, ce constat était familier.

Comme l'explique Minna Belik, infirmière au Centre numérique dédié aux services sociaux et de santé d'Oma Häme :

« La saisie structurée demande énormément de temps et d'énergie mentale. On cherche la bonne manière de formuler les choses pour que ce ne soit pas trop long, mais que l'essentiel ressorte. Chaque jour, des heures sont consacrées à la documentation. »

Dans la gestion de cas des personnes âgées, la documentation prenait parfois plus de temps que la rencontre avec le patient elle-même : jusqu'à 2 heures et 35 minutes par dossier en moyenne. Une évaluation complète des besoins pouvait demander jusqu'à 5 heures, réparties entre plusieurs systèmes et différentes étapes du processus.

L'attention des professionnels était partagée entre le patient et l'écran. Et en fin de journée, les comptes rendus restaient encore à rédiger.

Toute l'organisation adopte Tandem, pas seulement les médecins

Toni Suihko, directeur du développement et des systèmes d'information, a piloté l'initiative. Oma Häme avait développé son propre prototype d'outil de documentation par IA, avant de conclure rapidement que l'organisation devait rester concentrée sur les soins, plutôt que sur la maintenance d'un logiciel. Lorsque des solutions commerciales sont arrivées sur le marché finlandais, Tandem a été testé auprès des équipes de santé, d'action sociale et de soins à domicile.

Les retours des équipes ont guidé chaque étape de la décision.

« C'est l'un des projets les plus simples que nous ayons menés du point de vue du développement et de l'informatique. D'habitude, il faut beaucoup pousser pour embarquer les équipes de terrain. Celui-là s'est vendu tout seul. »

Travailleurs sociaux, personnels de soins à domicile et infirmiers ont adopté l'outil aux côtés des médecins. Pour Toni Suihko, c'est l'un des aspects les plus satisfaisants du déploiement.

« Dans le secteur social et sanitaire, les services sociaux ont souvent le sentiment d'être laissés de côté. Les projets de développement semblent toujours aller à la santé. Cela a été une véritable révélation pour les services à la famille et les services sociaux : la technologie peut aussi venir jusqu'à eux. »

Tandem tourne pendant la consultation, le compte rendu est prêt à la fin

Concrètement, Tandem écoute pendant la consultation ou l'appel. Le professionnel reste concentré sur le patient. Un compte rendu structuré est prêt à être relu dès la fin de la rencontre.

Pour Aleksei Derevlev, médecin au centre de santé de Hämeenlinna, le changement a été visible dès la première semaine. Une consultation complexe portant sur un diabète, un risque cardiovasculaire et des troubles gastro-intestinaux a duré soixante-quinze minutes.

« J'ai appuyé sur le bouton et, en quatre minutes environ, Tandem avait traité l'ensemble. Seul, je ne me serais pas souvenu de tout. »

Il ajoute :

« Je peux consacrer plus de temps à parler réellement avec le patient et à me faire une idée juste de la situation. Et ensuite, je dispose d'une base bien structurée pour travailler. »

Du temps, de l'énergie et une charge mentale allégée

Les comptes rendus sont désormais rédigés pendant la consultation ou juste après, au lieu de s'accumuler tout au long de la journée. Dans la gestion de cas des personnes âgées, où la documentation prenait jusqu'à 2 heures et 35 minutes par dossier, finaliser une saisie avec Tandem demande aujourd'hui moins de 17 minutes en moyenne.

Pour Minna Belik, l'effet dépasse le simple gain de temps.

« Ce qui était la tâche la plus détestée est aujourd'hui pratiquement ma préférée. Tandem est le premier outil qui m'apporte, je trouve, un bénéfice à cent pour cent réel dans mon travail. »

Pour les équipes du Centre numérique dédié aux services sociaux et de santé, où le volume d'appels quotidien est élevé, le gain de temps est immédiat.

« Je peux traiter davantage d'appels dans le même temps, parce que la documentation est bien plus automatisée. »

L'ambition d'aujourd'hui : étendre ce qui fonctionne déjà

Oma Häme passe du pilote au déploiement complet dans l'ensemble de ses services. Une étude randomisée est prévue afin de mesurer précisément l'impact de Tandem dans un contexte de consultations à grande échelle.

Comme le résume Toni Suihko :

« On peut augmenter la productivité et améliorer le bien-être au travail en même temps. L'ancienne façon de penser, c'est de presser les gens pour produire davantage. Ce n'est pas nécessairement ainsi que ça doit se passer. »