Sammanfattning

AI-scribe teknik används i allt större utsträckning inom europeisk hälso- och sjukvård i takt med att organisationer söker sätt att minska dokumentationsbördan och förbättra kliniska arbetsflöden. Samtidigt är marknaden relativt ny, produktmognaden varierar mellan leverantörer och upphandlingsmetoder skiljer sig avsevärt mellan organisationer. Tydlig, erfarenhetsbaserad vägledning för hur upphandling av AVT bör struktureras är fortfarande begränsad.

Metod:
Denna rapport bygger på Tandems deltagande i mer än 50 större upphandlingsprocesser i åtta europeiska länder, samt breddinföranden till organisationer som representerar över 300 000 användare. Vi har analyserat återkommande krav, utvärderingsmodeller, regulatoriska ramverk samt implementeringsstrategier som observerats i dessa processer.

Resultat:
Upphandlingsspecifikationer varierar avsevärt i hur de definierar kärnfunktionalitet, särskilt avseende transkriptionsnoggrannhet i kliniska miljöer, kvalitet på journalutkast inom olika specialiteter, redigeringsmöjligheter, integration med journalsystem (EHR), stöd för kodning samt generering av nedströms dokumentation. I flera fall har funktioner som fortfarande befinner sig i utvecklingsfas viktats tillsammans med funktioner som finns i faktisk drift, vilket ökar risken i leveransen.

Metoderna för leverantörsutvärdering skiljer sig också åt. Vissa upphandlingar bygger främst på skriftlig bekräftelse av funktionalitet, medan andra inkluderar strukturerade livedemonstrationer under realistiska kliniska förhållanden. Vår erfarenhet visar att testning av transkriptionsnoggrannhet, kvaliteten på journalutkast och systemets funktion genom hela arbetsflödet i verklighetstrogna scenarier är avgörande för att kunna särskilja lösningar.

Regulatoriska och säkerhetsrelaterade krav, inklusive ISO-certifieringar, MDR-klassificering enligt regel 11 samt europeiska krav på databehandling, tillämpas också olika mellan marknader. Planering av införande, förändringsledning och löpande support ges ofta begränsad vikt i upphandlingar, trots att dessa faktorer är avgörande för klinisk användning. Upphandlingsmodeller som lägger stark tonvikt på pris riskerar att resultera i lösningar som inte används i klinisk vardag.

Slutsats:
En effektiv upphandling av AI-scribe teknik kräver tydligt definierade funktionskrav baserade på beprövade funktioner i drift, strukturerad utvärdering under realistiska förhållanden, systematisk validering av regulatoriska krav samt en medveten prioritering av leverantörens implementeringsförmåga. I en snabbt utvecklande marknad behöver upphandlingsstrategier balansera flexibilitet med noggrann utvärdering för att säkerställa långsiktigt kliniskt värde.